RSCIT Book Lesson 11. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word RSCIT Notes) | RSCIT Lesson wise Notes

RSCIT Book Lesson- 11. (RSCIT Notes Microsoft Word "माइक्रोसॉफ्ट वर्ड") Notes In Hindi 2021 : We Are Share Notes of RSCIT Official Book Lesson Number 11. In Hindi Language, So Read and Get High Marks In RSCIT Exam.
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अध्याय 11 
माइक्रोसॉफ्ट - वर्ड ( बेसिक्स )
11. माइक्रोसॉफ्ट - वर्ड बेसिक्स (Microsoft word Basics)
11. 1 वर्ड प्रोसेसिंग और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का परिचय (word processing & Micro word) 
वर्ड प्रोसेसिंग हमें टाइपिंग (Typing) एडिटिंग ( Editing ) फोमैंटिंग (Formatting) एवं किसी प्रकार के भी लिखित सामग्री को प्रिंट (Print) करने की सविधा प्रदान करता है हम दस्तावेजों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के माध्यम से सहेज (Save) कर रख सकते हैं वर्ड प्रोसेसिंग (Word Processing) को अत्याधुनिक शार्टहैण्ड (Shorthand) तकनीक के प्रकार से भी देखा जा सकता है जिसका नाम कई बार मॉडिफाइड टाइपराइटर (Modified Computer) या कंप्यूटर के विशेष प्रसंग में कहा जाता है माईकोसोफ्ट वर्ड एक वर्ड प्रोसेसिंग साफ्टवेयर (Software) है जो एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर ( Application Software ) की श्रेणी में आता है इसे माईकोसॉफ्ट कम्पनी द्वारा विकसित किया गया है । माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का मूल उद्देश्य लेटर टाइपिंग (Letter typing) रिपोर्ट (Reports) एवं विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट तैयार करना है |यह आपको आपके लैपटॉप (Laptop ) पर्सनल कंप्यूटर (Personal Computer) या होम कंप्यूटर पर डेस्कटॉप पब्लिशिंग (Desktop publishing) की सुविधा प्रदान करता है
11.2 डॉक्यूमेंट पर कार्य करना (Working with Document)
11.2.1 माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 शुरू करना (starting MS Word 2010 application)
Start बटन पर क्लिक करें , All Programs पर क्लिक करें , इसके पश्चात् Microsoft Office पर क्लिक करें और उसके बाद Microsoft Word - 2010 पर क्लिक करने पर एक नया खाली डाक्यूमेंट ओपन होगा 
      घटक (Component) विवरण (Description)
क्विक एक्सेस Quick access Tool Barअक्सर प्रयोग में लिये जाने वाले कमांडों (Commands) को एक सिंगल (Single) क्लिक पर काम में लेने के लिए बटन दर्शाता है । वर्ड में अक्सर प्रयोग में लिये जाने वाले कमांड सेव (Save) , रीडू (Redo) एवं प्रिंट (Print) आदि है । क्विक एक्सेस टूलबार में आप अतिरिक्त बटन भी जोड़ सकते हैं
रिबन Quick access Tool barयह विभिन्न Tabs पर Commands को संगठित करता है और टॉपिक के आधार पर डॉक्यूमेंट कार्यों के लिए Commands के समूह बनाता है 
टैब्स Tabs यह रिबन के शीर्ष पर दिखते हैं तथा प्रत्येक टेब एक गतिविधि को दर्शाता है जैसे पेज का ले आउट , इत्यादि ।
ग्रुप नाम Group nameप्रदर्शित टैब पर सम्बंधित Commands के समूहों के नाम को दर्शाता है
डायलॉग बॉक्स लांचर Dialog Box Launcherरिबन पर मौजूद एक छोटा सा आइकॉन (Icon) जो कि ग्रुप नाम के दायीं तरफ होता है जिसको क्लिक करने पर डायलॉग बॉक्स (Dialog box) खुलता है 
स्टेस बार  Status Barयह बायीं ओर पेज व लाइन नंबर , शब्दों की संख्या एवं प्रूफ (Proof ) बटन को दर्शाता है तथा दायीं ओर का बटन विंडो के Look (रूप व आकार) को कण्ट्रोल करता है 
व्यू आप्शन  View Optionsव्यू आशन में कुछ बटन समाहित हैं जिससे डॉक्यूमेंट का प्रिंट लेआउट (Print | IVA फल स्क्रीन रीडिंग (full screen reading) , वेबलेआउट (web layout) . आउटलाइन तैयार करना, ड्राफ्ट डॉक्यूमेंट का देखना इत्यादि शामिल हैं व Zoom & Zoom out के माध्यम से डॉक्यूमेंट को बड़ा व छोटा करके भी देखा जा सकता है
ज़ूम स्टाइल Zoom Sliderयह Viewing area (दिखने वाले स्क्रीन क्षेत्र) को बढ़ाता व घटाता है।
वर्टिकल स्क्रोल बार Vertical scroll Barयह डॉक्यूमेंट को ऊपर व नीचे करने का कार्य करता है जिससे आप डॉक्यूमेंट के पुरे हिस्से को देख व पढ़ सके
टाइटल बार Title Barयह डॉक्यूमेंट एवं प्रोग्राम के नाम को दर्शाता है।
11.2.1.1  क्विक एक्सेल टूलबार (Quick access toolbar) 
यह टूलबार फाईल टैब (File Tab) के बगल में होता है इस टूलबार में निम्न ऑप्शन्स होते हैं 
> सेव (Save) फाईल को डिफाल्ट मोड में सेव करना (CTRL+S )
> अनडू (Undo) पिछली क्रिया को रद्ध करना (CTRL+Z)
> रिडू ( Redo ) पिछली क्रिया को पुनः सक्रिय करना (CTRL+Y)
आप क्विक एक्सेस टल बार को अपने उपयोग के अनुसार customize कर सकते हैं जिसमें आप उपलब्ध Menu options में से आप्शन जोड़ व हटा सकते हैं 
11.2.1.2 फाइल टैब (Fail Tab)
इस बटन के द्वारा सेव (Save) सेव एज (Save As) ओपन (Open) रीसेंट (Recent-हाल ही में खोले गये) डॉक्यूमेन्ट और भी कई तरह के ऑप्शन का उपयोग किया जा सकता है । इन ऑप्शन को access करन के लिये File बटन पर क्लिक करें 

Save As : डॉक्यमेन्ट को अलग फार्मेटस जैसे वर्ड डॉक्यमेंट, वर्ड 98 - 2003. वर्ड टेम्पलेट, पी.डी. एफ (PDF) आदि में सेव करने का
Save : जिस डॉक्यूमेंट पर आप कार्य कर रहे हैं यदि वह save किया हुआ नहीं है तो उसे save करने का अवसर प्रदान करता है
ऑपान देता है ।
Open : पहले से सेव किये हुए डॉक्यूमेंट को ओपन करने की सुविधा प्रदान करता है
Close : वर्तमान में खुले हुए डॉक्यूमेन्ट को बन्द करने एवं बाहर आने की सुविधा देता है
 Info : वर्तमान डॉक्यूमेंट जिस पर आप कार्य कर रहे हैं उसके बारे में सूचना देता है व उस सूचना को सम्पादित करने तथा डॉक्यूमेंट का पासवर्ड । बदलने के विकल्पप्रदान करता है
 Recent : हाल ही में खोली गयी फाइलों को दुबारा खोलने का अवसर देता है । और ऐसी फाइल्स जो बार बार उपयोग में ली जा रही हो उनको पिन (PIN) करने में मदद करता है
>  New : यह बटन नया डॉक्यूमेंट बनाने के काम आता है इसमें ऑनलाइन टेम्पलेट में से कोई एकटेम्पलेट भी चुना जा सकता है
Print : वर्तमान डॉक्यूमेंट को प्रिंट की सुविधा देता है । यह बटन प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) एवं प्रिंट सेटिंग (Print Setting) का अवसर भी देता है
>  Save & Send : यह ऑप्शन वर्तमान डॉक्यूमेंट जिस पर आप कार्य कर रहे हैं उसको सेव तथा सेंड करने के काम आता है जैसे Send as Attachment , Send as PDF, Send as Link, Send as XPS . Send as Fax. Send as Email आदि
>  Help : ऑप्शन द्वारा माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस के लिये हेल्प प्राप्त कर सकते है जैसे कि गेटिंग स्टाटेंड विद ऑफिस (Getting Started with office)
> Options : गाईक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रारंभ करना एवं ऑनलाइन हेल्प इत्यादि 
> Exit : इसके द्वारा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड से बाहर आया जाता है 
11.2.2 माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 में नयी फाइल बनाना एवं सेव करना (Creating & new file in MS word 2010)
जब आप पहले से सेव किसी डॉक्यूमेन्ट को खोले बिना वर्ड 2010 प्रारम्भ करते हैं तो एक खाली डॉक्यूमेन्ट प्रदर्शित होता है जो कि आपके द्वारा content प्रविष्ट करने हेतु तैयार होता है । जब वर्ड 2010 चल रहा हो उस दौरान भी आप नया डॉक्यूमेन्ट बना सकते हो । पेज के ऊपरी बायें कार्नर में कर्सर (Cursor एक टिमटिमाती हई लाइन) यह प्रदर्शित करता है कि आपके द्वारा टाईप किया हआ Character (करेक्टर अथवा अक्षर) कहाँ दिखाई देगा जब cursor दाये मार्जिन तक पहुंच जाता है तो जो शब्द आप टाईप कर रहे हो अपने आप अंगली लाईन पर चला जाता है। नया पैराग्राफ प्रारम्भ करने के लिये Enter Key दबायें ।
नया डोकुमेंट बनाना के लिये : 
> File टैब पर क्लिक करें. New पर क्लिक करें । Backstage View के अन्दर New Page उपलब्ध टेम्पलेट और टेम्पलेट की श्रेणियां की थंबनेल प्रदर्शित करता है
> उपलब्ध Templates में से Blank Document पर क्लिक करें
Create बटन पर क्लिक करें। नई विन्डों में एक नया खाली डॉक्यूमेन्ट खुलता है
   टिप : आप (Ctrl+N) key  द्वारा भी नया डॉक्युमेंट बना सकते है
डॉक्युमेंट सेव करना (Saving Documents)
प्रत्येक डॉक्यमेन्ट तब तक अस्थायी होता है जब तक कि आप उसे एक विशिष्ट नाम देकर विशिष्ट लोकेशन पर फाइल के रूप में सेव नही करते हैं । आप वर्ड 2010 द्वारा एकडॉक्यूमेन्ट को वर्ड  97-2003 फॉर्मेट में भी सेव कर सकते हैं जिससे वह वर्ड के पूर्ववर्जनों (versions) के अनुकूल हो जायें
पहली बार एक डॉक्यूमेन्ट को सेव करने के लिये:
Quick Access Toolbar पर Save बटन पर क्लिक करें या Ctrl+S दबाये। Save As डायलाग बॉक्स खुल जायेगा
> बाये नेवीगेशन भाग में फाईलको जिस स्थान पर सेव करना है उसका चुनाव करें या डिफाल्ट स्थान पर ही सेव कर दें
File name बॉक्स में डॉक्यूमेन्ट के लिये एकनाम टाईप करें
> अब Save बटन पर क्लिक करें
सेव एज का उपयोग करना (Using Save As)  

Save As कमाण्ड का उपयोग एक डॉक्यूमेन्ट को अलग अलग जगहों पर अलग अलग फाइल नेम और अलग अलग फाईल फॉर्मेट में सेव करने में किया जा सकता है । सेव एज कमांड को उपयोग में लेने के लिए:
> File टैब पर क्लिक करें और उसके बाद Save As पर क्लिक करने पर Save As Dialog Box खुलता है
> डॉक्यूमेन्ट को अलग जगह पर सेव करने के लिये , बाएं नेवीगेशन पेन में से अपनी इच्छानुसार लोकेशन का चुनाव करें
> अलग फाइल नेमसे सेव करने के लिये File name बॉक्स में इच्छित नाम को टाइप करें
> किसी अन्य फाइल फॉर्मेट में डॉक्यूमेन्ट को सेव करने के लिये Save As Type लिस्ट में से इच्छित फाइल फार्मेट का चुनाव कर Save बटन पर क्लिक करें ।
डॉक्यूमेंट को बंद करना ( Closing the document )
जब डाक्यूमेन्ट में आपका कार्य समाप्त हो जाये तो आपको फाईल बन्द कर देनी चाहिये । यदि डॉक्यूमेन्ट में कोई बिना सेव किया हुआ कार्य होगा तो फाईल बन्द करने से पहले आपको सेव करने के लिये पूछा जायेगा । डाक्यूमेन्ट को बन्द करने के लिये
> File टैब पर क्लिक करें और फिर Close पर क्लिक करें।
11.2.3 GUI / शॉर्टकट का उपयोग करते हुए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलना (Opening MS Word file using GUI & Shortcut)
डॉक्यूमेन्ट खोलना ( Opening Documents )
जब आप एक डॉक्यूमेन्ट को सेव करते है यह एक फाईल के रूप में सेव होता है । आप बाद में इसे देखने के लिये खोल सकते है , इसमे बदलाव कर सकते है या उसका प्रिन्ट ले सकते है । डॉक्यूमेन्ट को खोलने के लिये
File टैब पर क्लिक करें , फिर Open पर क्लिक करने पर Open Dialog Box आपके सामने प्रदर्शित होता है
> जिस फाईल को आपओपन करना चाहते है । उसका चुनाव करें
नोट : - अगर आप एक ऐसी फाइल खोलना चाहते है जो default फोल्डर में उपलब्ध नहीं है तो “ Open " Dialog box में उपलब्ध बांयी ओर नेविगेशन (navigation) पेन से उचित ड्राइव तथा फोल्डर का चुनाव करें
> Open बटन पर क्लिक करे
11.2.4 माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 में टाईम करना (Typing in MS Word 2010)
अधिकांश डाक्यूमेन्ट मे एडिटिंग की आवश्यकता होती है । डाक्यूमेन्ट को बनाने के बाद उसमें कुछ टेक्स्ट (Text) जोडना या हटाना या टेक्स्ट को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना (move करना) चाहते हैं । इस सेक्शन में हम बेसिक कार्य जैसे सेलेक्टिंग (Selecting) , डिलीटिंग (Deleting), कॉपी करना (Copy), रिडू (Redo), अनडू (Undo), टेक्स्ट को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाने के कमांड, इत्यादि के बारे में सीखेंगे।
टेक्स्ट को सेलेक्ट करना ( Selecting Text )
टेक्स्ट पर कुछ निश्चित कार्य पूरा करने के लिए सबसे पहले टेक्स्ट को सेलेक्ट करना होता है । टेक्स्ट को सेलेक्ट करने के लिए आप माउस ( Mouse ) , की बोर्ड ( Keyboard ) या सिलेक्शन एरिया ( डॉक्यूमेंट के बायें ओर का अदृश्य भाग ) इस्तेमाल कर सकते हैं । सिलेक्टेड टेक्स्ट स्क्रीन पर हाईलाईटेड ( highlighted ) रूप में दिखेगा | आपटेक्स्ट सेलेक्ट करने के लिये निम्न तरीकों का प्रयोग कर सकते हैं :
>  एक वर्ड को सलेक्ट करने के लिये : उस वर्ड में कही भी डबल क्लिक करें
>  एकलाइन ( Sentence ) को सेलेक्ट करने के लिये Ctrl Key को दबायें रखें और Sentence पर कही भी क्लिक करें
>  एक लाइन को सलेक्ट करने के लिये लाईन के बायें ओरके Selection Area में क्लिक करें
>  एक पैराग्राफ ( Paragraph ) को सलेक्ट करने के लिये पैराग्राफ के सिलेक्शन एरिया में कही भी तीन बार क्लिक करें या पैराग्राफ के बायें ओर सिलेक्शन एरिया पर डबल क्लिक करें
>  पुरे डॉक्यूमेंट को सिलेक्ट करने के लिये सिलेक्शन एरिया में तीन बार क्लिक करें या की - बोर्ड पर Ctrl + A दबायें
> निकटवर्ती (Adjacent) शब्दों लाइनों और पैराग्राफ को सेलेक्ट करने के उपर माउस पॉइंटर  को ले जाये और टेक्स्ट के प्रारभ कर क्लिक करे की - बोर्ड पर Shift key को दबाये रखे और टेक्स्ट के आखरी छोर पर क्लिक करे 
>  दूरस्थ (Non - Adjacent) शब्दों , लाइनों और पैराग्राफ को सेलेक्ट करने के लिए पहले सेलेक्ट कर CTRL key को दबाये रखे उसके बाद  दूसरा सिलेक्शन करें ।
टेक्स्टको डिलीट करना ( Deleting Text ) 
आप Backspace व Delete Key का उपयोग कर एक बार में एक करैक्टर को डिलीट कर सकते हो । Backspace Key कर्सर के बायीं तरफ से अक्षरों को हटाता है । Delete Key कर्स के दायीं तरफ स्थित अक्षर को हटाताहै । आप एक शब्द , वाक्य , ब्लॉक या पैराग्राफका चयन कर उनको भी डिलीट कर सकते हैं । टेक्स्ट को डिलीट करने के लिये :
> जिसे टेक्स्ट को डिलीट (Delete) करना चाहते है उसे फिर Delete key दबाये
टेक्स्ट को कॉपी कर एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाना (Copying & Moving Text)
जब किसी डॉक्यमेन्टकी एडिटिंग कर रहे होते हैं तो आप टेक्स्ट को कॉपी या मूव भी कर सकते हैं । आपको किसी खास टेक्स्ट की हूबहू प्रति चाहिए हो तो दवारा टाईप करने की बजाये आप टेक्स्ट को कॉपी कर सकते हैं | जब आप टेक्स्ट को मूब करते है तो टेक्स्ट अपने वास्तविक स्थान से डिलीट हो जाता है तथा नयी जगह परस्थापित हो जाता है ।
टेक्स्ट कॉपी करने के लिए (To copy Text) 
>  टेक्स्ट जिसे कॉपी करना चाहते हैं उसका चुनाव करें
>  Home टैब (Tab) में Clipboard ग्रुप में Copy बटन पर क्लिक करें या Ctrl + C दबायें
>  डॉक्यूमेन्ट में जहां आपटेक्स्ट को Paste करना चाहते है वहां क्लिक करें
> Home टैब (Tab) में Clipboard ग्रुप में Paste बटन पर क्लिक करें या Ctrl +V दबायें
टेक्स्ट को एक स्थान से दुसरे स्थान पर ले जाने के लिए ( To Move Text)
जिस टेक्स्टको आप मूव करना चाहते हैं उसे सेलेक्ट करें
> Home टैब में Clipboard ग्रप में कट (Cut) बटन पर क्लिक करेंया Ctrl +X दबाये
> डॉक्यूमेन्ट में टेक्स्ट आपजहां पेस्ट (Paste) करना चाहते है , वहां क्लिक करे
Home टैब में Clipboard में पेस्ट (Paste) बटन पर क्लिक करें या Ctrl +V दबायें
बदलाव अनडूयारी करना (Undoing and Redoing changes)
अनड़ कमांड (Undo Command) आपके पिछले कार्य (Action) के परिणाम को पहले जैसी स्थिति में बदल देता है । एक बार जैसे ही अनड ( Undo Command) का उपयोग करते हैं रिडू कमांड (Redo Command) एक्टिवेट हो जाता है । रिडू कमांड (Redo Command) आपके द्वारा अनडू कमांड (Undo Command) के द्वारा किये गये बदलाव को वापस से पहले स्थिति में ले आता है
अनडूकरना (To Undo an action)
> क्विक एक्सेसटूलबार में अनडूबटन (Undo Button) पर क्लिक करें या Ctrl+Z दबायें
रिडू करना (To Redo an action)
 > क्विक एक्सेस टूलबार में रिडूबटन ( Redo Button ) पर क्लिक करें या Ctrl+Y दबायें
11.2.5 फॉण्ट, फॉण्ट स्टाइल, कलर व् अन्य ऑप्शन का परिचय (Introduction to font, style, color and other options)

रिबन (Ribbon) टर्म की शुरुआत सबसे पहले माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 में की गई । रिबन/ रिबन टैब में टैब के रूप में होम (Home) , संट (Insert), पेज ले-आउट (Page Layout) , रेफरेन्सेस (References) , मिलिंग । (Mailings) , रिव्यू (Review) और व्यू (View) जैसे कई विकल्प (Options) है | जिसका विस्तार से वर्णन इस अध्याय में किया जायेगा ।
11.2.5.1 होम टैब (Home Tab)
Home टैब में कई प्रकार के ग्रुप / समूह हैं जैसे क्लिपबोर्ड (Clipboard), फॉण्ट (Font), पैराग्राफ स्टाइल (Paragraph styles) और एडिटिंग (Editing) प्रत्येक ग्रुप एक विशिष्ट उद्देश्य को पूरा करने के लिये है 

क्लिपबोर्ड ग्रुप में विकल्प होते है जो निम्न है
शॉर्टकट/आइकॉनविवरण (Description) 
 

टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को एक स्थान से दूसरे स्थान पर चिपकाना या टेक्स्ट का डुप्लीकेट तैयार करना
 

कट - Cut {Ctrl+X} - चयनित टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को मिटाना या हटाना
 


कॉपी ( Copy ) - अगर टेक्स्ट या इमेज को डुप्लीकेट करना है तब हमें टेक्स्ट को कॉपी कर गंतव्य स्थान पर पेस्ट | करना होता है

Format Painter {Ctrl+Shift+c}-फॉर्मेट पेंटर का इस्तेमाल किसी खास प्रकार के टेक्स्ट के प्रारूप (format) को डॉक्यूमेंट के अन्य भाग में इस्तेमाल करने के लिए होता है।
फॉण्ट ग्रुप फॉण्ट font के विभिन लक्षणो से सम्बंधित ऑप्शन होते है
शॉर्टकट/आइकॉन विवरण (Description) 
 

फॉण्ट स्टाइल (Font style)
 

फॉण्ट साइज (font size)
 

फॉण्ट बड़ा व छोटा करना (Grow/shrink font)
 

फॉण्ट केस को बादलना (Upper case से Lower case या फिर उल्टा  )
 

फॉण्ट को क्लियर करना (Clear formatting)
 

बोल्ड इलेक्टिक एवं अंडरलाइन करना (Bold Italic Underline) 
 
टेक्स्ट स्ट्राइक करना (Strike text)
 


टेक्स्ट के साथ सब्स्क्रिप्ट (Subscript) और सुपरस्क्रिप्ट (Superscript)
 
चयनित टेक्स्ट पर परछाई (Shadow) ग्लो (Glow) रिप्लेक्शन इत्यादि इफेक्ट अप्लाई करना 
 

मनचाहे रंग से टेक्स्ट को हाईलाइट करना (Highlight)
 

टेक्स्ट का कलर (Text Color)
डॉक्यमेंट को फॉर्मेट करना (Formatting Document)
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010 में अनेकों फीचर्स शामिल है जो किसी डॉक्यूमेन्ट को आसानी से फार्मेट करने में उपयोगी हैं । फोर्मटिंग किसी डॉक्यूमेंट की दिखावट में सुधार करता है और इसे दिखने में आकर्षक बनाता है।
लाइव प्रीव्यू (Live Preview) 
लाइव प्रीव्यू फीचर से आप विभिन्न फोर्मटिंग ऑप्शन को अप्लाई करने से पहले उसका परिणाम कैसा दिखेगा वह देख सकते हैं । जैसे आप माउस पॉइन्टर को गैलरी में लिस्ट आइटम्स या थंबनेल इमेज के उपर ले जाते है , चयनित टेक्स्ट की फोर्मेटिंग अस्थायी रूप से परिवर्तित हो जाती है । आप सिलेक्टेड ऑप्शन पर क्लिक द्वारा प्रीव्यू होरही फोर्मेटिंग को डाक्यूमेंट पर अप्लाई कर सकते हैं । आप लाइव प्रीव्यूइंग को , बिना किसी बदलाव के , एस्केप (Escape key) के उपयोग द्वारा कैंसिल कर सकते है ।
मिनी टूलबार (Mini Toolbar)
मिनी टूलबार में अक्सर काम में आने वाले फोर्मेटिंग कमांड होते है और जब किसी टेक्स्ट का चयन किया जाता है यह सेमी - ट्रांसपेरेंट (Semi Transparent) मोड में दिखाई देती हैं । टूलबार के उपरमाउस पॉइंटरकोले जाने पर यह एक्टिवेट हो जाता है एवं ऑप्शनको उपयोग मेंलेसकते है
करैक्टर ( अक्षरों ) की फोर्मटिंग करना (Formatting Characters)
करक्टेर फोर्मेटिंग किसीभी टेक्स्ट की रूप - रेखा में सुधार लाता है । इसमें फॉण्ट फॉण्ट साइज़ , फॉण्ट स्टाइल व इफ़ेक्ट , ओर फॉण्ट कलर शामिल है । रिबन के Home टैब पर Font ग्रुप में Character Formatting कमांड का उपयोग करशीघ्रता से करैक्टर फोर्मटिंगकी जा सकती है ।
फॉण्ट बदलना (Changing Fonts)
बहुत से character का समूह जिनकी एक जैसी विशेषताओं हों फॉन्ट ( Font ) कहलाते हैं । नये वर्ड 2010 डॉक्यूमेंट में डिफ़ॉल्ट फॉण्ट कैलिब्री (Calibri) होता है । Font को बदलने के लिये : 
> उस टेक्स्ट को सिलेक्ट करो जिसको आप format करना चाहते हैं । 
> Home टैब में Font ग्रुप में Font एरो को क्लिक करें और लिस्ट में से इच्छित फॉण्ट का चयन करें
फॉण्ट साइज़ बदलना (Changing Font Size)
फॉण्ट साइज को पॉइट्स ( Points ) में मापा जाता है । जितनी फॉण्ट साइज बड़ी होगी टेक्स्ट उतना ही बड़ा होगा । नये वर्ड 2010 डाक्यूमेंट्स में डिफ़ॉल्ट फॉण्ट साइजा होती है । फॉण्ट साइज़ ( Font Size ) बदलने के लिये : 
> उस टेक्स्ट को सिलेक्ट करें जिसको आप फॉर्मेट करना चाहते हैं । 
> Home टैब के Font ग्रुप में Font Size एरो (Arrow) को क्लिक करें और लिस्ट में से इच्छित फॉण्ट साइज़ का सिलेक्शन करें । यदि इच्छित फॉण्ट साइज़ लिस्ट में मौजूद नहीं है तब फॉण्ट साइज़ बॉक्स पर क्लिक करें | इच्छित फॉण्ट साइज़ टाइपकरें औरएंटर (Enter Key) प्रेस करें ।
फॉण्ट  स्टाइल और इफेक्ट अप्लाई करना ( Applying Font style and Font Effect )
आप टेक्स्ट पर या एक से अधिक फॉण्ट स्टाइल ( Font style ) और इफेक्ट ( Effect ) अप्लाई कर सकते है जैसे फॉण्ट स्टाइल ( Font style ) विशेष इफेक्ट जैसे - स्टाइल थ्रू ( Shadow ) व  इत्यादि।
  नाम विवरण  
Boldचुने गए टेक्स्ट को बोल्ड करने के लिये (Example)
Italicचुने गए टेक्स्ट को इटैलिक (italic) करने के लिये (Example)
Underlineचुने गए टेक्स्ट के नीचे एक लाईन खींच देता है । (Example) अंडरलाइन (Underline) का प्रकार चुनने के लिए बटन के पास एरो पर क्लिक करे
Strike throughचुने गए टेक्स्ट के मध्य में एक लाइन खींच देता है । (Example)
Subscriptचुने गए टेक्स्ट की बेस लाइन के नीचे छोटे लैटर बना देता है । (Example)
Superscriptचुने गए टेक्स्ट के ऊपर छोटे लैटर बना देता है | (Example)
Text Effectचुने गए टेक्स्ट पर विसुअल इफेक्ट जैसे शैडो , ग्लो या रिफ्लेक्ट अप्लाई कर देता है
Change Caseचुने गए टेक्स्ट के करैक्टर को अपर - केस (EXAMPLE) लोअर - केस (example) या दूसरे केस में परिवर्तित कर देता है
फॉण्ट स्टाइल या इफेक्ट अप्लाई करने के लिए
> जिस टेक्स्ट text को आप फॉर्मेट करना चाहते है उसे सिलेक्ट करे
> Home टैब के फॉण्ट ग्रुप में जाकर वांछित  स्टाईल या इफेक्ट बटन पर क्लिक करे और ऑप्शन देखे
फॉण्ट कलर बदलना एवं टेक्स्ट हाईलाइट करना (Changing font color and highlighting Text)
किसी महत्वपूर्ण टेक्स्ट की और ध्यान आकर्षित करने के लिए आप फॉण्ट कलर को बदल सकते हैं या उसे हाईलाइट कर सकते हैं । फॉण्ट कलर बदलने के लिये (to change font color)
> फॉर्मेट करने के  लिए टेक्स्ट text  को सिलेक्ट करे
>  Home टैब पर  Font Group में हाल ही में प्रयोग में लिये कलर को अप्लाई करने के लिये Font Color बटन पर क्लिक करें या एक अलग कलरके लिए फॉण्ट कलर  एरो पर क्लिक कर Color Palette से सिलेक्ट करे
टेक्स्ट हाईलाइट करने के लिए (to highlight font text)
> जिस टेक्स्ट को हाईलाइट करना है उस टेक्स्ट को सिलेक्ट करे
> Home टैब पर font group में हाल  में उपयोग लिए लिये  गए कलर को अप्लाई करने के लिए टेक्स्ट हाईलाइट कलर पर क्लिक  करें या एक अलग कलर के लिए टेक्स्ट हाइलाइट कलर एरो (Arrow) पर क्लिक करे और कलर पैलेट से एक एक अलग कलर का चुनाव करे| 
फॉर्मेट हटाने के लिए (Clearing Formats) 

सेलेक्ट किये हए गए टेक्स्ट ( text ) से सभी प्रकार की फॉर्मेट और स्टाइल हटाने के लिये आप क्लियर फॉर्मटिंग ( Clear Formatting ) कमांड का उपयोग कर सकते हैं । फॉर्मेट हटाने के लिए:
> जिस टेक्स्ट ( text ) की फॉर्मेट को आप क्लियर करना चाहते है उस टेक्स्ट को सिलेक्ट करें
Home टैब पर फॉण्ट ग्रुप में क्लियर फोर्मेटिंग ( Clear Formatting ) बटन पर क्लिक करें।
फॉर्मेट कॉपी करना (Copying format)
Format Painter (फॉर्मेट पेंटर) कमांड के द्वारा 
आप किसी विशिष्ट टेक्स्ट की फोर्मेटिंग को कॉपी करके उसे उसी डॉक्यूमेंट के किसी दूसरे टेक्स्ट पर अप्लाई कर सकते हैं । यह विशेषतया उस स्थिति में उपयोगी होता है जब किसी टेक्स्ट पर कई प्रकार के फोर्मटिंग अप्लाई की जाती है व आप किसी अन्य टेक्स्ट को भी बिलकुल इसी प्रकार से फॉर्मेट करना चाहते है , इससे आपके समय एवं प्रयास दोनों की बचत होती है । फॉर्मेट कॉपी करने के लिए :
>  जिस टेक्स्ट ( text ) की फोर्मेटिंग आपको कॉपी करनी है उसको सिलेक्ट करें ।
> Home टैब पर Clipboard ग्रुप में फॉर्मेट पेंटर ( Format Painter ) बटन पर क्लिक करें । इसके बाद माउस पॉइंटर पेंटर - ब्रश के साथ I - बीम की तरह दिखने लगताहै ।
> जिस टेक्स्ट पर आप कॉपी की गयी फोर्मटिंग अप्लाई करना चाहते है उसको सेलेक्ट करें ।
11.3 इन्सर्ट मेन्यू , टेबल एवम वर्ड आर्ट (Insert menu, Table & Word art)
रिबन पर में insert पर क्लिक करने के insert टैब दिखाई देता है 
इलस्ट्रेशन ग्रुप (Illustration group)


शोर्टकट/आइकॉन विवरण (Description)

फाईल में पिक्चर इन्सर्ट करने के लिए
 


डॉक्यूमेंट में क्लिप आर्ट, ड्राईंग,वीडियो, ऑडिओ आदि  सम्मिलित करने के लिए
 

लाइब्रेरी में बनी हुई आकृति को इन्सर्ट करने के लिए 


स्मार्ट - आर्ट ग्राफिक सुचनाओ को विजुअली प्रदर्शित करने हेतु उपयोग  में लिया जाता है 
 

डाटा चार्ट को इन्सर्ट करता है 
 

स्क्रीन शार्ट के माध्यम से किसी भी प्रोग्राम की फोटो को इन्सर्ट कर सकते है
टेबल इन्सर्ट एवं डिलीट करना (Inserting & Deleting Table)
किसी भी सचना टेबल के माध्यम से बड़ी कुशलता के साथ संक्षिपत व सरलता के साथ प्रस्तुत किया जाता है । टेबल का उपयोग प्रजेन्टेशन . टूटोरियल ( Tutorial ) , आर्टिकल इत्यादि को दर्शन के लिए कर सकते हैं । 
टेबल इन्सर्ट करना (Inserting Table)
Insert टैल को चुने
> टेबल विकल्प ( Table Option ) का चयन करने पर एक ड्रॉप डाऊन मेन्यु दिखाई देगा ।
> मेन्यू में स्क्रॉल कर चयनित आकर की टेबल बना सकते है
> उचित आकार मिलने पर आप क्लिक करें । जिससे आपकी टेबल दिखाई देगी । टेबल के हर बॉक्स को Cell कहते हैं ।
> किसी भी Cell को एडिट करने के लिए उसको क्लिक कर चयन कर सकते हैं तथा अपनी मर्जी के अनुसार दी गई सूचना उसमें भर सकते हैं ।
इस प्रकार से एक 4 x 3 की टैबल आपके डाक्यमेंट में इन्सर्ट होगी | लेकिन ड्रॉप - डाउन मेन्यु ( Drop - down Menu ) में स्क्रॉल ( Scroll ) करके आप टेबल को बडा या छोटा भी कर सकते हैं । ऊपर दर्शाए गए चित्र के अनुसार _ Insert Table पर क्लिक कर सकते है अथवा माऊस की सहायता से उपयुक्त खानों का चयन करके क्ल्कि करने पर आप देखेंगे कि उसी आकार की टेबल आपके डाक्यूमेंट में दिखाई देगी । 
 चित्र 11 . 16 इन्सर्ट टेबल डॉयलॉग बॉक्स यदि आप Insert Table पर क्लिक ( Insert Table Dialog Box ) करते हैं तो एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है | कॉलम ( Column ) तथा रो ( Row ) की संख्या का चयन कर OK बटन पर क्लिक करें जिससे आपकी चयनित टेबल दिखाई देगी । टेबल में अधिक संख्या में , कॉलम ( Column ) अथवा रो ( Row ) जोड़ने के लिए जहाँ Column / Row जोड़ना है वहां cursor को रखें तथा राईट ( Right ) क्लिक करे , इसके बाद एक मेन्यु दिखाई देगा जिसमें Insert पर क्लिक कर चयन करें । रो ( Row ) एवं कॉलम ( Column ) के आकार में परिवर्तन करने के लिए मॉउसको कॉलम के किनारे पर लेकर जाये जिससे कर्सर का आक तीर ( Double - sided Arrow ) के समान बन जाता है । माउस क्लिक कर उसे ड्रैग ( Drag ) करने पर बढाया घटा सकते है । 
टेबल को डाक्यूमेंट में किसी अन्य स्थान पर ले जाने अथवा मूव करने के लिए टेबल के ऊपर कहीं भी माउस को घुमाएं टेबल के ऊपरी दाएं छोर पर एक छोटे वर्ग के निशान को माउस से क्लिक करें तथा उसे माउस से पकड़ कर ड्रैग कर टेबल को नई जगह पर स्थापित कर सकते हैं । टेबल के बार्डर में परिवर्तन करने के लिएटेबल में किसी भी स्थान पर क्लिक करें ।
> Table Properties पर क्लिक कर Border & Shading को चुने
> अपना परिवर्तन करने के के  पश्चात ok  पर क्लिक करे 

टेबल डिलीट करना (Delete Table)
> सम्प्पूर्ण टेबल को सेलेक्ट करे
> की बोर्ड  (keyboard) पर बैकस्पेस (Backspace) पर क्लिक करे इस उपयोग के द्वारा टेबल के किसी विशेष भाग मात्रा को भी डिलीट क्र सकते है
स्मार्टआर्टग्राफिक्स (Smart Graphics)
वर्ड में अनेक प्रकार के स्मार्ट - आर्ट ग्राफिक्स ( Smart Art Graphics ) उपलब्ध है जिनके उपयोग द्वारा आप अपने विचार एवं योजनाओंकोअनेक प्रकार से व्यवस्थित कर प्रदर्शित कर सकते हैं
11.3.1 स्मार्टआर्ट इलस्ट्रेशन ( Smart art IIIustration) को इन्सर्ट करना 
> Insertion point को वह लेकर जाए जहा आप डॉक्यूमेंटन में ग्राफिक्स को इन्सर्ट  करना चाहते है
> Insert टैब को सलेक्ट करे 
> Illustrator समूह से Smart Art कमाण्ड सलेक्ट करने पर एक Dialog Box दिखाई देगा।
> Dialog Box के बाई ओर दिखाई गई सूची से उपयुक्त स्मार्ट आर्ट ग्राफिक्स ( Smart Art Graphics ) को चुने तथा Dialog Box के सेण्टर में दिखाई जाने वाली स्मार्ट आर्ट ग्राफ़िक्स का रिव्य करें ।
> चाही गई स्मार्ट का चयन कर Ok बटन पर क्लिक करे 
ग्राफिक के बारे में अपधिक जानकारी के लिए चयनित ग्राफिक्स पर क्लिक करे जिससे उसका बड़ा आकर विस्तृत जानकारी के साथ डायलॉग बॉक्स के दाये हिस्से में दिखाई देगा
11.3.2 हैडर एवं फुटर ( Header & Footer )
हेडर और फुटर काडाक्यूमेंट में उपयोग करना ( Applying Header & Footers to a Document )
हैडर और फुटर का प्रयोग उन चीजों को डॉक्युमेंट में प्रविष्ट करने के लिए होता है जिसे डॉक्युमेंट में हर पृष्ठ पर दोहराया जाना हो । उदाहरण के लिए कम्पनी का नाम , पेज नं . ( पृष्ठ संख्या ) आदि ।
हैडरया फूटरकोइन्सर्ट करना ( Inserting a Header or Footer )
> Insert टैब पर क्लिक करें

> हैडर फटा ट्रल बार ( Toolbar ) से हैडर या फुटर का चयन करें जो आपके सामने दिखाए गये चित्र जैसा दिखाई देगा , जिसमें आप स्क्राल बार ( Scroll Bar ) की सहायता से स्टाईल ( Style ) का चुनाव कर सकते हैं ।

> जब आप Header/footer का चुनाव कर ले फिर उसे टाईप करे जिसे आप पृष्टो (pages) पर दोहराना चाहते है 
पुनः डॉक्युमेंट के मुख्य मेन्यू पर आने के लिए डिजाइन मेन्यू (Design menu) में Close Header & footer बटन पर क्लिक करे जैसे चित्र में दिखाया है 
11.3.3 बुकमार्क और हायपरलिंक ( Bookmark & Hyperlink )
11.3.3.1  बुकमार्क ( Bookmark )
किसी डॉक्यूमेंट में स्थित एक लोकेशन स्थान अथवा एक टेक्स्ट सिलेक्शन को एक नाम द्वारा पहचान देने हेतु बकमार्क ( Bookmark ) का प्रयोग किया । जिससे  कि भविष्य में इसे पहचाना जा सके अथवा संदर्भित किया जा सके । उदाहरणत : किसी डॉक्यमेंट में आप बकमार्क को उस टेक्स्ट का पहचान/मार्क करने में उपयोग में ला सकते हैं जिसे आप भविष्य में बदलना चाहते है । पुरे डॉक्यूमेंट को स्क्रॉल कर उस टेक्स्ट को ढंढने करने के बजाय आप साधे ही बुकमार्क डायलाग बॉक्स की मदद से टेक्स्ट तक पहुँच सकते है । आप बकमार्क में क्रास रेफरेंस ( Cross Reference ) भी जोड़ सकते है । उदाहरणत : डाक्यूमेंट में बुकमार्क जोडने के बाद , आप बुकमार्क का क्रॉस रेफरेंस बनाकर उस बुकमाके का टेक्स्ट के अन्य स्थानापर ढूढ सकते है
बुकमार्क जोड़ना (Add a Bookmark)
उस विषय वस्तुकाचयन करे जिस पर आप बुकमार्क असाइन ( Assign ) करना याइन्सर्ट ( Insert ) करना चाहते हैं ।
> Insert Tab के Links ग्रुप में Bookmark का चयन करें । 
> Bookmark Name के नीचे नाम टाईप करें अथवा नाम का चयन करें । 
बुकमार्क नाम हमेशा अल्फाबेट ( Alphabet ) से शुरू होना चाहिए तथा उसमें अक (Numbers) भी हो सकते हैं । उसमें खाली स्थान (Space) नहीं होना चाहिए अपितु उसकी जगह अण्डरस्कार " " का उपयोग कर किसी भी शब्द को विभाजित कर सकते हैं । उदाहरण के तौर पर " First Heading ' | इसे टाइप करे और Add पर क्लिक करें ।
अपने डॉक्यूमेंट में बुकमार्क जोड़ने (Linking to bookmarks within your Document)
> हाईलाइट (Highlight) और कर्सर (Cursor) की सहायता से उस विषय वस्तु का चयन करे जिससे बुकमार्क जोड़ना चाहते है
> Insert Tab से Hyperlink का चयन करे 
>  इन्सर्ट हायपरलिंक (Insert Hyperlink) विंडो से "place in this Document"
> दर्शायी गयी सूची में bookmark का चयन करे जिस टेक्स्ट के साथ लिंक  करना है| 
> हाइलाइट हाईलाइट किया हुआ "Insert Hyperlink Window" टेक्सट में दिखना चाहिए 
> OK बटन पर क्लिक कर के कार्य समाप्त कर सकते है
> अब आपका  टेक्स्ट Bookmark के साथ Hyperlink हो गया है उस लिंक को जांचने के लिए की बोर्ड पर उस Text पर क्लिक करे  बाद वह आपको बुकमार्क पर लेके जायेगा
बुकमार्क डिलीट करना (Delete Bookmarks) 
> Insert Tab के Links ग्रुप में Bookmark को चुने|
> डाक्यूमेंट में दर्शायी गई Bookmark सूची को Sort ( क्रमबद्ध ) करने हेतु नाम अथवा स्थान को चुने।
> उस Bookmark के नाम का चयन करें जिसे आप डिलीट करना चाहते है Delete बटन पर क्लिक करें ।
11.3.3.2 हाइपरलिंक (Hyperlink)
जब किसी डाक्यूमेंट में अथवा प्रोजेक्ट में Hyperlink को जोड़ना हो तो सम्पूर्ण URL डॉक्यूमेंट में लिखने पर काफी जटिल तथा अव्यवस्थित दिखाई पड़ता है । Hyperlink का उपयोग आप किसी भी वेब - पेज (web page) या बाहरी डाक्यूमेंट या उस आन्तरिक Hyperlink को जोड़ने में कर सकते है जिसे आपने बाद में डाक्यूमेंट में प्रयोग किया हो । डाक्यूमेंट में Hyperlink जोड़ना पाठकों के लिए लाभप्रद साबित होता है जैसे आसानी से सम्पर्क सूचना प्राप्त करना . डाक्यूमेंट के अन्यभागकीजानकारी , और कोई भी ऑनलाइन अतिरिक्त जानकारीजोसाझाकरनी हो । हाइपरलिंक के मख्यतः दो भाग हैं : पहला वेब - पेज (Web page) का पता (address) , ई - मेल (E - mail address) , या कोई अन्य लिंक और दूसरा प्रदर्शित टेक्सट (Text) या चित्र (Image) | इसे शुरू करने के लिए वर्ड 2010 डॉक्यूमेंट खोले जिसमे Hyperlink बनाना चाहते है 


> डॉक्यूमेंट में चयनित भाग अथवा शब्द पर राईट क्लिक (Right click) कर Hyperlink को चुने
पहले से उपस्थित फाईल अथवा वेबपेज को लिंक करना ( Link to Existing File or Web Page )
यह आपके समक्ष Insert Hyperlink डायलॉग बॉक्स प्रस्तुत करेगा , जिसके बाईं (Left) साईड बार से Existing File or Web Page का चयन कर दायीं (Right) साईड से उस फाईल को चयन करे जिसे आप Hyperlink करना चाहते है और Text to Display में टेक्सट enter करें जिसे file path की जगह लिखना चाहते हैं । Web page का Hyperlink बनाने के लिए Address के सामने वेब पेज का एड्रेस  लिखे इसके बाद OK बटन दबाए 
डॉक्यूमेंट के अंदर लिंक करना (link within Document)
Insert Hyperlink  डायलॉग बॉक्स में जाकर बाई साइड में  "place in this Document  का  चयन कर मुख्य के डायलॉग बॉक्स से Heading Bookmark  का  चुनाव करे Text to Display में वह Text Hyperlink दिखाना चाहिए  OK बटन दबाय चूकि हमने डाक्यूमेट के अन्दर Heading, को link, किया है , अतः क्लिक करने पर यह हमें उस विशिष्ट हैडिंग तक ले जाता है ।
हायपरलिंक रिमूव करना (To remove a Hyperlink)  
Hyperlink पर Right Click करे ।
> Remove Hyperlink को चुने ।
Hyperlink बनाने के बाद यह जरूरी है कि उसका परीक्षण किया जाए । जैसे अगर आपने किसी website को link किया है तो वेबसाईट browser में खुलना एवं दिखना चाहिए अगर ऐसा नहीं होता है तो Hyperlink एड्रेस में गलतिको चेक करना चाहिए ।
11.4 पैराग्राफ , एलाइनमेंट , बुलेट एवं नंबरिंग का परिचय ( Introduction to Paragraphs , Alignment , Bullets and Numbering )
 शॉर्टकट/आइकॉनविवरण (Description)
 

बुलेट लिस्ट (Bullet)
 

आर्डरड/नम्बरड लिस्ट (Ordered / Number list)
 

मल्टीलेवल लिस्ट (Multilevel list)
 

इंटेट घटना / बढ़ाना (Decrease / Increase Indent)
 

शार्ट करना (Short)
 

पैराग्राफ मार्क्स दिखाना (Show Paragraph marks)
 

टेक्स्ट बायीं और अलाइन करना (Align text left)
 


टेक्स्ट बिच में अलाइन करना (Align text center)
 
टेक्स्ट दायी और अलइलन करना (Align text Right)

 
टेक्स्ट एलाइनमेंट जस्टिफाई स्पेसिंग (Align text justify)
 

लाइन और पैराग्राफ स्पेसिंग (Line & Paragraph Spacing)
 

पैराग्राफ शेडिंग (Paragraph Shading)
 

बॉर्डर (Border)
11.4.1 पैराग्राफ फोर्मेटिंग (Paragraph formatting)
पैराग्राफ फोर्मेटिंग , पेज पर एक पैराग्राफ के लेआउट (Layout) को प्रदर्शित करता है । पैराग्राफ के इंडेंटेशन (Indentation) , एलाइनमेंट (Alignment) , लाइन स्पेसिंग (Line Spacing) , स्पेस बिफोर पैराग्राफ (Space before Paragraph) , स्पेस आफ्टर पैराग्राफ (Space after Paragraph) को बदलकर आप पैराग्राफ के लुक को बदल सकते हैं । पैराग्राफ फोर्मेटिंग (formatting) को शीघ्र अप्लाई करने के लिये रिबन के Home Tab पर Paragraph ग्रुप में उपलब्ध कमांड (Command) का उपयोग कर सकते हैं । नोट : रिबन के Home टैब पर पैराग्राफ में Show / Hide बटन पर क्लिक करके आप फोर्मेटिंग मार्क्स जैसे Space , Tabs और Paragraph Marks को डिस्प्ले या हाईड कर सकते है ।
11.4.2 पैराग्राफ अलाइन करना (Aligning Paragraphs)
Left और Right मार्जिन के बीच पैराग्राफ में टेक्स्ट की प्रत्येकलाइन की position को पैराग्राफ एलाइनमेंट (Paragraph Alignment) कहते है । रिबन के Home Tab पर Paragraph group में चार एलाइनमेंट बटन विधमान होते है जो कि पैराग्राफ के एलाइनमेंट को शीघ्रता से बदलने के लिये उपयोग में आते है ।
नाम (Name)विवरण (Description) 
अलाइन टेक्स्ट लेप्ट (Align text left)पेराग्राफ की प्रत्येक लाइन लेफ्ट मार्चिन (Left Margin) पर अलाइन करता है इससे पैराग्राफ में right edge असमान दिखाई  लगती  है  डिफ़ॉल्ट अलाइनमेंट होता है
सेंडर (center)पेराग्राफ की प्रत्येक लाइन को लेफ्ट (Left)एवं (Right) राइट  मार्जिन  बीच (Center) अलाइन  करता है इससे पैराग्राफ में Left और Right edge दोनों असमान दिखाई देने लगती है
अलाइन टेक्स्ट राईट (Align text right)पैराग्राफ की प्रत्येक लाइन को राइट (Right) मार्जिन अलाइन करता है इससे पैराग्राफ में left edge असमान दिखाई देने लगती है
जस्टिफाई (Justify)पैराग्राफ की प्रत्येक लाइन और राइट मार्जिन के मध्य अलाइन करता है इससे लेफ्ट  और राइट एज एक समरूप दिखाई देता है 
पैराग्राफ के एलाइनमेंट को बदलने  लिये :
> जिस paragraph को अलाइन करना चाहता है उसको सेलेक्ट करे
> Home Tab पर paragraph ग्रुप में इच्छित alignment बटन पर क्लिक करे
नोट: पैराग्राफ ग्रुप में Dialog Box Launcher पर क्लिक करके ओपन कर आप पैराग्राफ के एलाइनमेंट को बदल सकते है indent and spacing tab पर General सेक्शन में वांछित एलाइनमेंट ऑप्शन चुने
11.4.3 लाइन एवं पैराग्राफ स्पेसिंग को बदलना (Changing Line and Paragraph Spacing)
लाइन स्पेसिंग का तात्पर्य पैराग्राफ में टेक्स्ट की लाइन के बीच की स्पेस को दर्शाना हैं । पैराग्राफ स्पेसिंग से तात्पर्य पैराग्राफ के पहले और बाद में उपलब्ध स्पेस को दर्शाना है । वर्ड 2010 में डिफाल्ट लाइन स्पेसिंग 1.15 होती है और प्रत्येक पैराग्राफ के बाद डिफाल्ट स्पेसिंग 10 पॉइंट होती है । Paragraph के अन्दर Line Spacing को बदलने के लिये :
> Paragraph जिसको फॉर्मेट करना चाहते हैं , सिलेक्ट करें ।
Home टैब पर Paragraph ग्रुप में Line एवं Paragraph Spacing बटन पर क्लिक करें एवं वांछित Line Spacing ऑप्शन को सिलेक्ट करे ।
नोट : Paragraph Dialog Box खोलने के लिए Paragraph ग्रप में Dialog Box Launcher पर क्लिक करें, Spacing सक्शन म Indent Spacing टब पर Line Spacing लिस्ट से ऑप्शन सिलेक्ट करें एवं OK बटन पर क्लिक करें । यदि आप Atleast , Exactly या Multiple आना सिलेक्ट करते है तब आप At बॉक्स में वांछित वैल्यू इंटर कर सकते है । पैराग्राफ के पहले या बाद में स्पेसिंग बदलने के लिये ;
> Paragraph जिसको फॉर्मेट ( format ) करना चाहते है , सिलेक्ट करें ।
> Home टैब पर Paragraph ग्रूप में Paragraph अपम Line & Paragraph spacing बटन पर क्लिक  करे और फिर Ada space before Paragraph या Remove Space After Paragraph पर क्लिक करे मेन्यू पर उपलब्ध आप्शन चयनित पैराग्राफ की पहले और बाद की सेटिंग पर निर्भर करते हैं ।
11.4.4 पैराग्राफ इंडेटिंग (Indenting Paragraphs)
वैराग्राफ इंडेटिंग (Indenting) का तात्पर्य पैराग्राफ को बाएं से दायें या दोनों मार्जिन से दर की तरफ ले जाना है । आप एक परे पैराग्राफ को एक तरफ से या । दूसरी तरफ से indent कर सकते है जिससे कि वह बाकी टेक्स्ट से अलग दिखाई देता है । आप एक पैराग्राफ की केवल पहली लाइन को भी indent कर । सकते है जिसे First line indent कहते हैं या पहली लाइन को छोड़कर बाकी सभी लाइन को भी indent कर सकते है जिसे Hanging Indent कहते है । पैराग्राफ का Ribbon , Horizontal Ruler या Paragraph Dialog Box का इस्तेमाल करते हए भी indent कर कर सकते है (Ribbon) इस्तेमाल करते हुए पैराग्राफ इंडेट करना :
> पैराग्राफ जिसे इंडेंट करना चाहते है उसे सिलेक्ट करें ।
> Home टैब पर पैराग्राफ ग्रुप में निम्न में से एक करें ।
                > पैराग्राफ के लेफ्ट इंडेंट को आधा इंच बढ़ाने के लिये Increase Indent बटन पर क्लिक करें ।
                > पैराग्राफ के लेफ्ट इंडेंट को आधा इंच कम करने के लिये Decrease Indent बटन पर क्लिक करें ।
हॉरिजॉन्टलरूलर ( Horizontal Ruler ) को इस्तेमाल कर पैराग्राफ इंडेंट करनाः ।
> यदि हॉरिजॉन्टल रूलर दिखाई नहीं दे रहा है तो Vertical Scroll bar के टॉप पर View Ruler बटन पर क्लिक करें ।
> पैराग्राफ जिसे इंडेंट करना चाहते है उसे सिलेक्ट करें ।
> हॉरिजॉन्टल रूलर पर निम्न कार्य करें :
            > पुरे पैराग्राफ के Left Indent को बदलने के लिये लेफ्ट इंडेट मार्कर को drag करते हुए उस position तक ले जायें जहां से आप टेक्स्ट । शुरू करना चाहते हैं ।
            > पुरे पैराग्राफ की Right Indent को बदलने के लिये राईट इडेट मार्कर को drag करते हुए उस position तकलेजाये जहां आपटेक्स्ट कोसमाप्त करना चाहते हैं ।
            > First Line Indent क्रिएट करने के लिए First line indent marker का drag करते हुए उस position तक ले जाये , जहां से आप पहली लाइन शुरू करना चाहते हैं ।
            > Hanging Indent क्रिएट करने के लिये Handing Indent Marker को drag करते हुए उस position तक ले जायें जहां आप । पहली लाइन के अलावा सारी लाइने शुरू करना चाहते है ।
नोट यदि  स्टील Indent Setting करना चाहते है तो Paragraph dialog box  खोल कर paragraph ग्रुप में dialog box launcher पर क्लिक करे indentation सेक्शन indent & Spacing tab पर  value टाइप करे और OK बटन पर क्लिक करे 
11.4.5 बुलेटेड एवं नम्बर्ड लिस्ट बनाना (Creating Bulleted and Numbered Lists)
Bulleted एवं Numbered लिस्ट किसी भी डॉक्यूमेंट को समझने एवं पढने योग्य बनाता है । जब आप डॉक्यूमेंट को किसी विशेष आर्डर ( क्रम ) में नहीं रखना चाहते है तो Numbered लिस्ट बनायें । जब आप डॉक्यूमेंट के आइटम को क्रमवार रखना चाहते हैं तो लाइन के लिए बुलेट या नंबर जोड़ सकते है या जैसे ही आप टाइप करते हैं वैसे ही माइक्रोसॉफ्ट वर्ड स्वतः ही Bulleted एवं Numbered List बना देता है । आप Multiple Level List भी बना सकते है | Bulleted लिस्ट बनाने के लिए :
> डॉक्यूमेंट में जहां लिस्ट जोड़ना चाहते है वहां क्लिक करें ।
Home टैब पर Paragraph ग्रुप में Bullets बटन पर क्लिक करें ।
First List आइटम के लिये टेक्स्ट टाइप करें ।
Next List आइटम को जोड़ने के लिए Enter Key प्रेस करें ।
> लिस्ट को समाप्त करने के लिए दो बार Enter Key प्रेस करें ।
नोट : Bullet Symbol ( चिन्ह ) बदलने के लिये Bullets Arrow पर क्लिक करें और Gallery में से वांछित ऑप्शनका चयन करें ।
Numbered List बनाने के लिए :
> डॉक्यूमेंट में जहां आप लिस्ट जोड़ना चाहते हैं वहां क्लिक करें ।
Home टैब पर Paragraph ग्रुप में Numbering बटन पर क्लिक करें ।
First List आइटम के लिये टेक्स्ट टाइप करें ।
Next List आइटम को जोड़ने के लिए Enter Key प्रेस करें ।
> लिस्ट को समाप्त करने के लिए दो बार Enter Key प्रेस करें ।
यदि आप Numbered List में एक आइटम को ले जाते हैं माईक्रोसॉफ्ट वर्ड उसे सही आर्डर में रखने के लिये लिस्ट को पुन : नंबरिंग करता है । आप नंबर स्टाइल बदलने के लिय Numbering Arrow पर क्लिक करके Gallery से वांछित ऑप्शन का चयन कर सकते हैं । 
Multilevel List तैयार करना :
> डॉक्यूमेंट में जहां लिस्ट जोड़ना चाहते है , वहां क्लिक करें ।
Home टैब पर Paragraph ग्रुप में Multilevel List बटन पर क्लिक करें और Gallery से इच्छित स्टाइल को चुनें ।
> लिस्ट के पहले आइटम के लिये टेक्स्ट टाइप करें ।
> लिस्ट में अगले आइटम को जोड़ने के लिये Enter Key दबाएँ ।
> एक समान लेवल वाले आइटम लिस्ट में जोड़ते रहें ।
List Level बदलने के लिये निम्न में से एक कार्य करें :
        > List Level को नीचे करने के लिए Tab Key दबाएँ ।
        > List Level को ऊपर करने के लिये Shift के साथ Tab Key प्रेस करें ।
> लिस्ट को समाप्त करने के लिए Insertion Pointer को अंतिम आइटम पर ले जायें व Enter | Key प्रेस करें । उसके बाद Delete Key दबाएँ ।
टेक्स्ट में Bullet एवं Number को जोड़नाः
> जिस टेक्स्ट पर नंबर या बुलेट जोड़ना चाहते हैं उसे सेलेक्ट करें ।
Home टैब पर Paragraph ग्रुप में Bullet या Numbering पर क्लिक करें ।
लिस्ट से Bullet एवं Number को हटाना :
> जिस लिस्ट से आप बुलेट या नंबर को हटाना चाहते हैं उसे सेलेक्ट करें ।
Home टैब पर पैराग्राफ ग्रुप पर Numbering या Bullet पर । क्लिक करें ।
11.5 ग्राफिक्स और चार्ट के साथ कार्य करना (Working with Graphics & Charts)
11.5.1 क्लिप आर्ट इन्सर्ट व डिलीट करना (Inserting & Deleting Clip Art)
क्लिप आर्ट (Clip Art) का सम्बन्ध पहले से बनी हई आकृतियों से है जोवर्ड में आपके डॉक्यूमेंट में उपयोग हेतु उपलब्ध होती है । आप किसी विशिष्ट अथवा अन्य प्रकार की आकृति को ब्राउज़र (Browser) की सहायता से सर्च करसकते है ।
Insert टैब पर क्लिक करें ।
Clip Art विकल्प का चयन करने पर आपके सामने दाई तरफ सर्च - बाक्स (Search box) दिखाई देगा ।
Search For " लेबल के सामने फिल्ड में आपटाईप कर सर्च करेंगे तथा उससे संबंधित रिजल्ट नीचे दिखाई देगा ।
Scroll के द्वारा उस आकृति का चयन करें जिसे आप डाक्यूमेंट में उपयोग करना चाहते हैं ।
क्लिप आर्ट डिलीट करना ( Deleting Clip Art )
> उस क्लिप आर्टका चयन करे जिसे आप डिलीट करना चाहते हैं ।
> की - बोर्ड ( Keyboard ) परडिलीट ( Delete ) बटन की सहायता से डिलीट करें ।
11.5.2 कम्प्यूटर पर पहले से सेव इमेज को इन्सर्ट व डिलीट करना (Inserting and Deleting Images saved on your Computer)
किसी भी दिशा - निर्देश , प्रदर्शन अथवा उनसे संबंधित कार्य को complement करने के लिए आप अपने द्वारा चयनित आकृति को वर्ड डाक्यूमेंट में insert कर सकते हैं । आप अपने कंप्यूटर पर पहले से ही सेव की हुई image को डॉक्यूमेंट में प्रयोग ले सकते है ।
कम्प्यूटर पर पहले से सेव आकृति को सेव करना (Inserting an Image saved on your Computer)
> insert टैब पर क्लिक करे
> insert टैब के इलस्ट्रेशन (Illustration) ग्रुप से Picture विकल्प का चयन करे यह विक्लप सामान्य  Insert टैब के निचे दिखाई देता है
Folder को browse कर उस Shape / Image का चयन करें जिसे आप इन्सर्ट करना चाहते है ।
> Insert विकल्प के चयन द्वारा वर्ड उस चयनित shape को डाक्यूमेंट में इन्सर्ट करेगा ।
आप ऐसी किसी भी Image / Shape को इन्सर्ट कर सकते हो जो आपके कम्प्यूटर में कहीं भी सेव हो ।
आकृति डिलीट करना ( Deleting an Image )
> उस Image / Shape का चयन करे जिसे डिलीट करना है ।
> की - बोर्ड (Key - board) पर डिलीट (Delete) बटन के द्वारा उस शेप / इमेज (Shape / Image) को डिलीट करें ।
11.5.3 चार्ट के साथ कार्य करना ( Working with Charts )
चार्ट (Charts) किसी भी सूचना को कुशल एवं संक्षिप्त तरीके से दिखाने का यह एक प्रभावी तरीका है । Charts का उपयोग अनेक प्रकार की जानकाराक प्रदर्शन करने हेतु किया जाता है जैसे प्रेसेन्टेशन (Presentation ) , लेक्चर (Lecture) , टूटोरियल (Tutorial) आदि । ।
11.5.4 चार्ट इन्सर्ट करना ( Inserting a Chart )
Insert टैब का चयन करे ।
> Chart विकल्प पर click करने पर एक Dialog box दिखाई देगा जिसमें से वर्ड द्वारा उपलब्ध करवाये गये अपेक्षित चार्ट का चुनाव करेंगे ।
> उस चार्ट का चुनाव करे जिसे आप डॉक्युमेंट में इन्सर्ट करना चाहते है
> OK बटन पर क्लिक करने के लिए आप देखेंगे की आपकी स्क्रीन दो भागो में बंट जाएगी जिसके एक भाग में चार्ट दिखाई देगा और दूसरे भाग में माइक्रो सॉफ्ट एक्सेल शीट दिखाई देगी
एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel Spreadsheet) के आकड़ो में संशोधन कर आप कंप्यूटर द्वारा उपलब्ध करवाए गए चार्ट  आकार में परिवर्तन कर सकते है उक्त संशोधन अपने आप वर्ड डॉक्यूमेंट में दिखाई देने लगेंगे
11.5.5 चार्ट को एडिट करना ( Editing a Chart )
> Screen के दाएं तरफ के आधे भाग में दिखाई गई एक्सेल स्प्रेडशीट आप अपनी प्राथमिकता के अनुसार भर सकते है चार्ट  आकड़ो , उसके विशिष्ट भागो के नाम आदि में आप संशोधन कर सकते हैं जो स्वतः ही वर्ड डाक्यूमेंट में दिखाई देंगे ।
> शीर्षक (Title) में संशोधन करने के लिए वर्ड डाक्यूमेंट में ही संशोधन करे ।
11.5.6 चार्ट डिलीट करना ( Deleting a Chart )
> उस चार्ट को चुनें जिसे डिलीट करना चाहते है ।
> की - बोर्ड (Keyboard) पर Delete बटन दबाए ।
11.6 विभिन्न टैब्स और ओप्शन्स पर कार्य करना (Working with various Tabs and Options)
11.6.1 टाइटल बार (Title Bar) 
माइक्रोसोफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट के शीर्ष पर लम्बवत बार (Vertical Bar) होता है जिसमें डॉक्यूमेंट का शीर्षक (Title) होता है | डिफ़ॉल्ट रूप से यह Document X दिखाता है जहाँ डॉक्यूमट का नंबर प्रदर्शित करता है । 



11.6.2 स्टेस्ट बार (Status Bar)
डॉक्यूमेंट के सबसे निचले होरिजोंटल बार (Horizontal Bar) को स्टेटस बार (Status Bar) कहते हैं इसमें कई प्रकार के आप्शन मौजूद होते हैं जैसे पेज नंबर (Page Number) , वर्ड काउंट (Word count) , स्पेल्लिंग एवं ग्रामर चेक (Spelling & Grammar Check) , लैंग्वेज (Language) इत्यादि |
11.6.3 स्टेटस बार को कस्टमाइज करना ( Customizing Status Bar ) : क्विक एक्सेस टूलबार ( Quick Access Toolbar )
या अन्य कोई भी bar की तरह ही उपयोगकर्ता स्टेटस बार (Status Bar) के अवयव (Component) को जोड़तथा हटा सकता है । Status bar को कस्टमाइज करने के दौरान निम्न आप्शन उपलब्ध होते हैं : ।
11.6.4 पेज लेआउट (Page Layout)
Page Layout ग्रुप मेन्यू ऑप्शन में कई प्रकार के ग्रुप होते है जैसे थीम (Theme) , पेज सेटअप (Page Setup) , पेज बैकग्राउंड (Page Background) , पैराग्राफ (Paragraph) , इत्यादि ।
थीम ( Theme ) ग्रुप में निम्न ऑप्शन उपलब्ध हैं :



 शॉर्टकट/आइकॉनविवरण (Description)

  डॉक्यूमेंट के डिजाईन आसानी से बदल सकते है
 



वर्तमान थीम को बदलना
 

वर्तमान थीम के फॉण्ट  बदलना                             
 

वर्तमान थीम के इफ़ेक्ट को बदलना 
पेज सेटअप (Page setup) ग्रुप के निम्न ऑप्शन उपलब्ध है
 शॉर्टकट/आइकॉन विवरण (Description)



 पुरे डॉक्यूमेंट या करंट सेक्शन (Current Section) का मार्जिन
 
 पोट्रेट एवं लैंडस्केप (Landscape) लेआउट  मध्य पेज लेआउट  बदलता है
 

वर्तमान सेक्शन में पेज साइज (Page size) अपनी सुविधानुसार चुने 
 

 टेक्स्ट को 2  अधिक कॉलम (Column) में विभाजित करता है
 

 पेज सेक्शन (Section) या कॉलम (Column) ब्रेक जोड़ता है
 

 डॉक्यूमेंट की प्रत्येक लाइन के बगल में मार्जिन में लाइन नंबर जोड़ता है
 

 हायफ़नेशन (Hyphenation) को ऑन करता है जो वर्ड सिलेबल (Syllable) बीच लाइन ब्रेक की सुविधा देता है
डिफॉल्ट ( Default ) मार्जिन को बदलने के लिये Margin पर क्लिक करें और एक नया मार्जिन सिलेक्ट करें और फिर Custom Margin पर क्लिक कर । । Page Setup डायलॉग बॉक्स में डिफ़ॉल्ट बटन पर क्लिक करें और फिर Yes पर क्लिक करें । जिस टेम्पलेट (Template) पर डॉक्यूमेंट आधारित है उसी में New Default Settings सेव हो जाती है । प्रत्येक नया डॉक्यूमेंट जो कि उस टेम्पलेट पर आधारित है स्वतः ही नई मार्जिन सेटिंग को इस्तेमाल में ले लेता है । एक डॉक्यूमेंट के केवल एक भाग में margin बदलने के लिये टेक्स्ट का चयन करें एवं Page Setup Dialog Box में नये मार्जिन डाल कर उसी भाग का मार्जिन सेट करें । " Apply To " Dialog Box में टेक्स्ट का चयन करें । माइक्रोसॉफ्ट वर्डस्वतः ही नये मार्जिन सेटिंग्स के हिसाब से टेक्स्ट के पहले एवं बाद में Section Break इन्सर्ट कर देते है यदि आपका डॉक्यूमेंट पहले से ही सेक्शन में विभाजित है तो आप एक सेक्शन या मल्टीपल Multiple सेक्शन कर मार्जिन सेट कर सकते है 
Page Background ग्रुप में उपलब्ध ऑप्शन  में Section break कर देता है
यह आपका डॉक्यूमेंट पहले से ही सेक्शन में विभाजित है तो आप सेक्शन या मल्टीपल सेक्शन को सेलेक्ट कर मार्जिन सेट कर सकते है 
page Background ग्रुप में उपल्बध ऑप्शन
 शॉर्टकट/आइकॉन विवरण (Description)
 

 पेज के Content के पीछे Ghosted text इन्सर्ट करता है
 


 पेज के Background के लिए कलर का चयन करता है 
 
 पेज का बॉर्डर (Border) जोड़ने या हटाने  के लिए
पैराग्राफ (Paragraph) ग्रुप में उपल्बध ऑप्शन:
 शॉर्टकट/आइकॉन विवरण (Description)
 

एक निश्चित संख्या तक की बायीं या दायी साइड में मूव करने के लिए  
 

 चयनित  निचे स्पेस जोड़ कर दो पैराग्राफ के बीच की स्पेसिंग बदल सकते है
पैराग्राफ (Arrange) 
ग्रुप में निम्न उपल्बध ऑप्शन:
 शॉर्टकट/आइकॉन विवरण (Description)
 

 पेज पर चयनित ऑब्जेक्ट (Object) को पोजीशन करने के लिए
 

 इमेज या चयनित ऑब्जेक्ट (Object) चारो और टेक्स्ट व्रैप के तरिके को बदलता है 
 

 चयनित ऑब्जेक्ट सामने (Forward) लाना 
 

 चयनित ऑब्जेक्ट को बैकगॉउन्ड Background में ले जाना
 



 एक Object को सिलेक्ट करना और उनकी विडिबिलिटी (Visibility) एवं आर्डर को बदलने  Selection pane यूजर की मदद करता है
 
 मल्टीपल चयनित ऑब्जेक्ट के Edge को अलाइन करता है
 

 कई Object को  साथ ग्रुप करता है
 
 चयनित Object को रोटेट या फ्लिप  है 


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