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RSCIT Book Lesson 12. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (RSCIT Microsoft Excel Notes) | RSCIT Book Chapter 12. Notes

RSCIT Book Lesson- 12. (RSCIT Notes Microsoft Excel "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल") In Hindi 2021 : We Are Share Notes of RSCIT Official Book Lesson Number 12. In Hindi Language, So Read and Get High Marks In RSCIT Exam.
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अध्याय 12 
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बेसिक्स
12. MS - Excel Basics
12.1 एक्सेल का परिचय ( Introduction to Excel )
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - माइक्रोसॉफ्ट विंडोज , मैक ओएस एक्स (Mac OS X) , और आईओएस ( iOS ) के लिए माइक्रोसॉफ्ट ( Microsoft ) द्वारा विकसित (Developed ) एक स्प्रेडशीट एप्लीकेशन (Spreadsheet Application) है । इसका उपयोग डेटा (Data) का भंडारण (Storage) , आयोजन (Organising) और विश्लेषण (Analyzing) में किया जाता है । इसमें गणना (calculation) , ग्राफिंगटूल ( Graphing Tool ) , पिवट टेबल ( Pivot Table ) और मैक्रो प्रोग्रामिंग लैंग्वेज (Macro Programming Language) जिसे Visual Basic भी कहा जाता है , जैसे फीचर होते है । । एक्सेल ( Excel ) , माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ( Microsoft Office ) का एक अभिन्न अंग है ।
12.1.1 मूलभूत यूजर इंटरफेस ( Basic User Interface )
12.1
रिजन ( Ribbon ) भी नए कस्टम टैब समूहों ( Custom Tats Groups ) में कमाड ( Command ) जोड़कर अनुकूलित ( Customized ) अनाया जा सकता है जिस प्रकार दिखाए गए चित्र में लिंक ( Link ) का उपयोग किया गया है ।
2.21
12.3

 रिबन ( Ribbon ) को मिनीमाइज ( minimize ) या मैकसीमाइज ( maximize ) करने के लिए , शीर्ष दायें कोने ( Top - Right Corner ) पर माउस एरो ( Mouse Arrow ) को क्लिक ( Click ) करें जैसा चित्र में दिखाया गया है:
माउस क्लिक ( Mouse Click ) , या कीबोर्ड ( Keyboard ) पर उपलब्ध ऊपर ( Up ) , नीचे ( Down ) , दाएँ ( Right ) और बाएँ ( Left ) एरो कुंजी ( Arrow Movement Key ) का उपयोग करके स्प्रेडशीट | सेल ( Spreadsheet / Cells ) के चारों ओर या विभिन्न सेल ( Cell ) कों स्थानांतरित ( Move Around ) कर सकते हैं या , आप स्प्रेडशीट ( Spreadsheet ) के दाहिने ( Right ) और नीचे भाग में मौजद “ एलीवेटर " बार ( " Elevator " Bars ) के उपयोग से ऊपर ( Up ) और निचे ( Down ) जा सकते हैं ।
एक स्प्रेडशीट (Spreadsheet) में सैकड़ों कॉलम (Hundreads Of Columns) और हजारो रो ( Thousands Of Rows ) होती हैं । जब भी आप चाहे नेम बाक्स (Name Box) पर क्लिक करके A१ टाइप कर होम सेल  (Home Cell) (AID पर जा सकते हैं होम सेल (Home Cell) (AI) पर जा सकते हैं , फिर एंटर कुंजी ( Enter key ) दबाए और आप सेल ( Cell ) A1 पर चले जाएगे । आप इस विधि ( Method ) द्वारा किसी भी सेल ( Cell ) में जा सकते हैं । सीधे शब्दों में रो ( Row ) और कॉलम ( Column ) टाइप करो , एंटरकुंजी (Enter key) दबाओ , और आप उस सेल (Cell) में चले जायेगे ।
12.1.2 बैकस्टेज व्यू ( Backstage View )
आप फ़ाइल टैब ( File Tab ) पर क्लिक करने के बाद , आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ( MS Office ) बैकस्टेज व्यू ( Backstage View ) देख सकते हैं । . ऑफिस बैकस्टेज व्यू ( Office Backstage View ) सेव ( Save ) , ओपन ( Open ) , प्रिंट ( Print ) और दस्तावेज़ साझा ( Document Sharing ) करने के लिए विकल्प ( Option ) देता है ।
12.2 शीट और वर्कबुक की संकल्पना ( Concept of Sheet and Workbook )
एकाधिक वर्कशीट ( Multiple Worksheet ) और चार्ट ( Charts ) से मिल कर एक एक्सेल दस्तावेज़ ( Excel Document ) का निर्माण होता है जिसे वर्कबुक ( Workbook ) भी कहा जाता है ।
 जब आप ऊपर बताए चरणों ( Steps ) का पालन माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ( MS Excel ) खोलने के लिए करते हैं तो एक वर्कबुक ( Workbook ) खुलती है जिसमें डिफ़ॉल्ट ( Defult ) रूप से तीन ( 03 ) वर्कशीट शामिल ( Contains ) होती हैं । आवश्यकता के अनुसार तीन से अधिक वर्कशीट भी हो सकता है । अतिरिक्त ( More ) वर्कशीट को जोड़ने के लिए शॉर्टकट कुंजी ( Shortcut Key ) Shift + F1 के संयोजन ( Combination ) का इस्तेमाल किया जाता है । एकवर्कशीट में कुल 1 , 048 , 575 रोव्स ( Rows ) and 16 , 384 कॉलम्स या पंक्तियाँ ( Columns ) होते हैं । माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की सबसे छोटी इकाई ( Smallest Unit ) और मूल रूप से पंक्ति ( Column ) और स्तंभ ( Row ) का जो प्रतिच्छेदन बिंदु ( Intersection Piont ) है उसे सेल ( Cell ) कहते हैं । उदाहरण के लिए , चित्र में दिखाया गया शीर्ष ( Top ) पर सबसे बायां ( Left Most ) सेल का पता A1 है । { A स्तंभ ( Column ) है और I ( One ) पंक्ति ( Row ) संख्या सेल ( Cell ) का चयन ( Select ) करने के लिए एक सेल पर क्लिक करे , पहली सेल , A1 में अपने कर्सर ( Cursor ) को रखें । फार्मूला बार ( Formula Bar ) के बाईं ( Left ) ओर नेम बॉक्स ( Name Box ) में सेल का पता ( Address ) प्रदर्शित ( Display ) होगा । शीट ( Sheet ) में चारों ओर घुमने पर सेल का पता भी परिवर्तित ( Changes ) होता है । आप आसानी से टैब ( Tab key ) दबाने या तीर कुंजियों ( Arrow Keys ) का उपयोग करके एक सेल से दूसरे सेल पर जा सकते हैं । अपने माउस बटन ( Mouse ) को क्लिक कर ड्रैग ( Drag ) करने पर एक समय में एक से ज्यादा सेल चुनी जा सकती हैं तथा चुनी गई सेल्स हाईलाइट ( Highlight ) हो जाती हैं । 
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक सेल में निम्नवस्तुओं ( Following Item ) को शामिल ( Contain ) करसकते हैं :
> एक नंबर ( Number ) ( और कोई अल्पविराम ( Punctuation ) जैसे की दशमलव अंक ( Decimal Point ) , मुद्रा प्रतीकों ( Currency Symbols ) विराम चिह्न ( Commas ) ) |
> शाब्दिक सामग्री (Textual Content) ( जिसमे अक्षर (Letters) , संख्या (Numbers) और प्रतीकों (Symbols) इत्यादि जो नंबर (Number) से संबंधित (Related) ना होवे आते हैं ) । 
> एक फार्मूला (Formula) , जो एक गणित समीकरण (Math Eqquation) है ।
> एक फंक्शन (Function) , जो जटिल ऑपरेशन (Complex Operation) का शॉर्टकट (Shortcut) के रूप में दर्शाने वाला नामांकित समीकरण (Named Equation) है ।
12.3 बेसिक एक्सेल ( Basic Excel ) 
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में नई वर्कबुक को बनाना ( Creating a New Workbook in MS Excel )
a.       माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में नई वर्कबुक को बनाना ( Creating a New Workbook in MS Excel ) स्टार्ट बटन ( Start Button ) पर क्लिक करें , आल एप्लिकेशन ( All Apps ) पर क्लिक करें , माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ( Microsoft Office ) पर क्लिक करें , और उसके बाद
b.      माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल 2010 (Microsoft Office Excel 2010) कर क्लिक करने के बाद माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office) बटन पर क्लिक करे ।
c.      न्यू (New) पर क्लिक करे और उसके बाद
d.      ब्लेक वर्कबुक (Blank Workbook) पर क्लिक करे (एक्सेल (Excel) डिफ़ॉल्ट (Default) रूप में एक रिक्त वर्कबुक (Blank Workbook) खोलता है ।
“सेव " और " सेव ऐज "(" Save " & " Save As ")
डिफ़ॉल्ट (Default) रूप से Excel 2010 (* . xlsx) प्रारूप (Format) में नई वर्कबुक (Workbook) का निर्माण करता हैं । वर्कबुक बनाने के बाद इसे उपयोग करने के लिए कंप्यूटर में सेव ( Save ) किया जा सकता है । एक नव निर्मित वर्कबुक (Created Workbook) कोसेव (Save) करने के लिए . " File " टैब (Tab) पर जाये और " Save As " काचयन (Select) करे ।
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जैसे कि चित्र  दर्शाया  है
इमेज ( Image ) में दिखायास्टेप्स ( Steps ) का पालन करें और वांछित नाम ( Desired Name ) के साथ वांछित स्थान ( Desired Location ) पर वर्कबुक को सेव ( Save ) करे । मौजूदा काम ( Existing Work ) को वर्कबुक पर सेव ( Save ) करने के लिए , क्विक एक्सेस टूलबार ( Quick Access Toolbar ) में सेव पर क्लिक करेया “ Ctrl + S " बटन दबाएँ ।
 डिफ़ॉल्ट ( Default ) रूप से हर 10 मिनट ( Minutes ) में Excel 2010 ऑटो सेव ( Auto saves ) होता हैं । अगर आप कम से कम 10 मिनट के लिए एक वर्कबुक संपादन ( Editing ) कर रहे हैं , तो एक्सेल ऑटो सेव संस्करण ( Auto save Version ) बना सकता हैं । ऑटो सेव किया गया संस्करण ( Auto saved Version ) का उपयोग करने के लिए , बैकस्टेज व्यू ( Backstage View ) पर जाएँ और इन्फो ( Info ) पर क्लिक करें । आप सेव ऐज डायलॉग बॉक्स ( Save As Dialogue Box ) में उपलब्ध " Save As Type - PDF " का उपयोग करके एक पीडीऍफ़ ( PDF ) फाइल के रूप में वर्कबुक को सेव ( Save ) कर सकते है ।
 

जीयूआई ( GUI ) और शॉर्टकट के उपयोग से खोलना ( Opening Using GUI and Shortcut )
मौजूदा फ़ाइल ( Existing File ) खोलने के लिए :
a.        स्टार्ट बटन ( Start Button ) पर क्लिक करें , आल एप्लिकेशन ( All Apps ) पर क्लिक करें , माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ( Microsoft Office ) पर क्लिककरें , और उसके बाद
b.        माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल 2010 ( MS Office Excel 2010 ) पर क्लिक करें फिर ओपन ( Open ) पर क्लिक करें ।
c.        ओपन टायलॉग बॉक्स ( Open Dialogue Box ) में , अपेक्षित फ़ाइल ( Desired file ) के फ़ोल्डर ( Folder ) पर जाएँ और उसके बाद फाइल ( File ) को डबल क्लिक ( Double Click ) करें ।
नई वर्कशीट बनाना ( Creating a new worksheet )
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ( MS Excel ) में नई ( New ) वर्कशीट ( Worksheet ) बनाना बहत । सरल है । जैसा कि पहले बताया गया है , डिफ़ॉल्ट ( Default ) रूप से प्रत्येक नए एक्सेल वर्कबुक ( Excel Workbook ) में तीन ( 03 ) वर्कशीट ( Worksheet ) होती हैं , जैसा कि चित्र में दिखाया गया है ।
वर्क बुक के तल ( Bottom ) पर प्रदर्शित ( Displayed ) शीट 1 , शीट 2 , और शीट 3 ( Sheet 1 , Sheet 2 , and Sheet 3 ) अलग अलग शीट को दर्शाती हैं । एक नए ( New ) वर्कशीट को जोड़ने ( Add ) के लिए . शीट 3 टैब ( Sheet 3 Tab ) के बाद वाले टैब ( Tab ) पर क्लिक करें । आप राईट क्लिक ( Right Click ) करके और रीनेम (Rename) विकल्पकोचुन कर वर्कशीट का नाम बदल सकते हैं जैसा कि चित्र में दिखाया गया है । इसी प्रकार से , वर्कशीट को , डिलीट ( Delete ) , कॉपी ( Copy ) तथा एक ही ( Same ) वर्कबुक या नई ( New ) वर्कबुक में स्थानांतरित ( Move ) किया जा सकता है । अगर आप चाहते हैं की एक ( One ) वर्कशीट में किये गए परिवर्तन ( Changes ) एकाधिक वर्कशीट ( Multiple Worksheet ) में दिखाई दे तो दो या दो से अधिक ( Two or More ) वर्कशीट को समूहबद्ध ( Grouped ) भी किया जा सकता है । वर्कशीट को समूहबद्ध ( Grouped ) करने के लिये , पहली वर्कशीट को चुने , CTRL कुंजी ( Key ) दबाए ( Press ) रखें , जिस दूसरी वर्कशीट को समूहबद्ध ( Grouped ) करना है उसे चुन कर , CTRL कुंजी ( Key ) को छोड़ दे ।
टैब के उपयोग से कॉलम . रो और सेल के साथ कार्य करना ( Working with Columns , Rows And Cell Using Tabs)
होम टैब ( Home Tab ) में उपलब्ध ( Available ) विभिन्न कमांड के समूहों ( Variouse Command Groups ) का उपयोग कर सेल ( Cell ) की फोर्मटिंग (Formating) की जा सकती हैं । डिफ़ॉल्ट ( Default ) रूप से वर्कबुक / वर्कशीट (Workbook / Worksheet) में उपलब्ध सभी कॉलम (Column) और रो (Row) एक ही ऊंचाई ( Height ) और चौड़ाई ( Width ) की होती है । इसे होम टैब ( Home Tab ) में उपलब्ध फॉर्मेट विकल्प ( Format Option ) का उपयोग कर उपयोगकर्ता (User) की आवश्यकताओं (Requirements) के अनुसार बदला जा सकता है जैसा कि चित्र में दिखाया गया है : नई रो (Row) , कॉलम (Column) या वर्कशीट (Worksheet) , होम टैब (Home Tab) में उपलब्ध इन्सर्ट मेन (Insert Menu) के उपयोग से बनाई जा सकती है । किसी रो , कॉलम या वर्कशीट पर राईट क्लिक (Right Click) कर भी नए आइटम (Item) का सम्मिलित (Insert) करने का विकल्प (Option) देखा जा सकता है यदि जरुरी हुआ तो रो कॉलम ( Column ) या सेल (Cell) को डिलीट (Delete) किया जा सकता है
होम टैब ( Home Tab ) के तहत ( Under ) उपलब्ध निम्न विकल्पों ( Options ) का उपयोग करके सेल सामग्री ( Cell Content ) की कमिटिंग ( Formating ) कीजासकती हैं :
क्लिपबोर्ड ग्रुप (Clipboard Group) : कॉपी (Copy) करने और सेल सामग्री (Content) के स्थानांतरण (Moving) के लिए उपयोगी फॉर्मेट पेंटर (format painter) जो एक स्थान से दूसरे स्थान पर फोर्मटिंग ( Formating ) की प्रतिलिपि ( Copy ) बनाता है , यह बटन दस्तावेज कों कई स्थानों पर एक ही फोर्मटिंग लागू (Invoke) कर काम की पुनरावृत्ति (Repetition) से बचाता है ।
फॉण्ट ग्रुप (Font Group) : एक सेल (Cell) या सेल के समूह (Cell Groups) के लिए फ़ॉन्ट (Font) और फ़ॉन्ट आकार (Font Size) बदलने , बोल्ड (Bold) , इटैलिक (Italic) और अंडरलाइन (Underline) , बॉर्डर (Border) को जोड़ने , फ़ॉन्टरंग (Font Color) बदलने में उपयोगी है ।
एलाइनमेंट ग्रुप (Alignment Group) : टेक्स्ट (Text) की क्षैतिज (Horizontal) और ऊर्ध्वाधर (Vertical) ऐलाइनमेंट (Alignment) बदलने , टेक्स्ट को ब्रेपिंग (Text Wrapping) और विलय (Merging) करने आदि म उपयोगी है ।
व्रेप टेक्स्ट (Wrap Text) सुविधा (Feature) का उपयोग (Use) करके , सेल की सभी सामग्री (Content) कई लाइनों (lines) में प्रदर्शित (Display) हो जाएगी जैसा की चित्र में दिखाया गया है :
मर्ज सेल ( Merge Cell ) :
सेल ( Cell ) को मर्ज ( Merge ) करने के लिए , उस सेल का चयन (Selecct) करे जिस मेलकोमर्ज (Merge) करने चाहते है और " Merge & Center " पर क्लिक करे ।
नंबर ग्रुप ( Number Group )
आम प्रारूप (General Format) में सेल का कोई विशिष्ट (Specific) स्वरूप (Format) नहीं होता है । यह नई (New) वर्कबुक की सभी सेल के लिए डिफ़ॉल्ट स्वरूप (Default Format) है । जब आप एक सेल (Cell) में एक नंबर (Number) या डेटा (Data) दर्ज (Enter) करते हैं तो Excel अपने प्रारूप (Format) का अनुमान (Predict) लगाता है और सेल के लिए इसे लागू (Apply) करता है उदाहरण के लिए , यदि आप अप्रैल , 2016 दर्ज करते हैं , यह स्वतः ही 1 - अप्रैल - 2016 दिनांक स्वरूप (Date Format) को बदल देता हैं ।
व्यूटैब ( View Tab )
Freeze Panes : विशिष्ट (Specific) रो (Row) और कॉलम (Column) को एक वर्कशीट में फ्रोजेन (frozen) किया जा सकता है । वर्कशीट का सिर्फ फ्रीज (Freeze) किया हुआ हिस्सा (Part) हर समय दृश्यमान (Visible) रहता है और स्क्रोल (Scroll) करके सेल के बाकी हिस्से को सुविधा के अनुसार उपयोग किया जा सकता है ।
पेज ले आउट टेब (Page Layout Tab)
वर्कशीट / वर्कबुक को प्रिंट ( मुद्रित ) करना (Printing a Worksheet / Workbook) : वर्कशीट मुद्रित (Print) करने के लिए - फ़ाइल टैब (File Tab) का चयन (Selection) कर प्रिंट (Print) पर क्लिक करें । दाई ओर (Right Side) प्रिंट सेटिंग्स (Print Settings) , प्रिंट पूर्वावलोकन (Print Preview) के साथ प्रदर्शित (Show) होगा । आप प्रिंटर (Printer) , प्रिंट रेंज (Print Range) , एक साइड (Side) या कागज के दोनों किनारों (Sides) पर प्रिंटिंग (यदि प्रिंटर समर्थ (Supported) है ) , पृष्ठ ओरिएंटेशन (Page Orientation) (लैंडस्केप / पोर्टेट) (Landscape / Portrait) , पृष्ठ आकार (Page Size) , मार्जिन (Margin) और स्केलिंग (Scaling) इत्यादि का चयन शीर्ष पर उपलब्ध प्रिंट बटन पर क्लिक कर किया जा सकता हैं । पृष्ठ सेटअप (Page Setup) समूह में उपलब्ध पृष्ठ लेआउट (Page Layout) टैब का उपयोग कर इनमे से अधिकांश सेटिंग्स (Settings) पहले से ही किया जा सकता है ।
सभी सामग्री ( Contents ) को एक पाठ ( Page ) में फिट ( Fit ) करने के लिए स्केलिंग विकल्प ( Scaling Option ) का चयन करें जैसा चित्र में दिखाया । गया है ऐसे ही उपयोगकर्ता ( User ) की आवश्यकता के अनसार सभी स्तंभों ( Columns ) और पंक्तियों ( Row ) को भी एक पृष्ठ ( Page ) पर फिट ( Fit ) किया जा सकता है ।
आप एक पंक्ति / स्तंभ ( Row / Column ) सभी पृष्ठों पर दोहराना ( Repeat ) चाहते हैं , तो प्रिंट टाइटल विकल्प ( Print Title Option ) के तहत ( Under ) यह प्रयोग कर पृष्ठ सेटअप समूह ( Page Setup Group ) के रूप में उपलब्ध कियाजासकता है जैसा चित्र में दिखाया गया है :
पेज सेट अप समूह ( Page Setup Group ) में ब्रेककमांड ( Break Command ) की मदद से भी पेजनेक ( Page Breaks) लगाया जा सकता है ।

12.4 सॉर्ट एवं फ़िल्टर ( Sort & Filter )
12.4.1 सोटिंग ( Sorting )
अपने वर्कशीट ( Worksheet ) के डेटा का एक विशेष क्रम ( Specific Order ) में आयोजन ( Organizes ) मूल रूप से सोर्टिंग ( Sorting ) कहलाता है । । उदाहरण के लिए , एक स्कूल के छात्रों की सूची वर्णमाला ( Alphabet ) के क्रम ( Order ) , कक्षा वार ( Class - Wise ) या जन्म के क्रम ( Date of Birth Order ) में रोलनंबर - वार ( Roll No . Wise ) या किसी दूसरे क्रम ( Other Order ) में किया जा सकता है ।
वर्णमाला के क्रम में सोटिंग (Sorting in Alphabetical Order)
एक सेल ( Cell ) में कॉलम ( Column ) का चयन करें जिसे आप सॉर्ट ( Sort ) करना चाहते ( इस उदाहरण में , हम एक स्तंभ ( Column ) में एक सेल का चयन ( Selection ) किया है ।
> होम टैब ( Home Tab ) पर एडिटिंग ग्रुप ( Editing Group ) में सॉर्ट और फ़िल्टर कमांड ( Sort & Filter Command) पर क्लिक करें ।
> होम टैब ( Home Tab ) पर एडिटिंग ग्रुप ( Editing Group ) में सॉर्ट और फ़िल्टर कमांड ( Sort & Filter Command ) पर क्लिक करें ।
नोट : एक सूची में रिवर्स वर्णमाला ( Reverse Alphabetically ) के क्रम ( Order ) में क्रमबद्ध ( Sort ) करने के लिये ज़ेड से ऐ ( Z to A ) में क्रमबद्ध (Sort) करे ।
छोटे से बड़े क्रम में सॉर्ट करने के लिए ( To Sort from Smallest to Largest )
> एक कॉलम (Column) में सेल Cell) का चयन (Select) करे जिसे आप ( एक स्तंभ ( Column ) जिसमे संख्या ( Number ) प्रविष्ट ( Enter ) हो ) सॉर्ट (Sort) करना चाहते है । 
> होम टैब ( Home Tab ) परएडिटिंग ग्रुप ( Editing Group ) में सॉर्ट और फ़िल्टर कमांड ( Sort & Filter Command ) पर क्लिक करें ।
> छोटे से बड़े ( Smallest to Largest ) को चयन ( Select ) करें । अब जानकारी छोटी से बड़ी राशि ( Smallest to Largest Amount ) के लिए । आयोजित ( Organised ) हो गयी है ।
नोट : बड़ासे छोटा ( Largest to Smallest ) करने के लिए रिवर्स संख्यात्मक क्रम ( Reverse Numerical Order ) में भी कर सकते हैं ।
अनेक स्तरों परसॉर्ट करने के लिए (To Sort at Multiple Levels)
> होम टैब (Home Tab) पर एडिटिंग समूह ( Editing Group ) में सॉर्ट और फ़िल्टर आदेश ( Sort & Filter Command ) पर क्लिक करें ।
> डायलॉग बॉक्स ( Dialogue Box ) खोलने के लिए सूची से कस्टम सॉर्ट ( Custom Sort ) का चयन करें ।
या ( OR )
> डाटा टैब ( Data Tab ) का चयन करें ।
>  डाटा टैब ( Data Tab ) का चयन करें । सॉर्ट और फ़िल्टर समूह ( Sort & Filter Group ) को टूढे ( Locate )
> सॉर्ट कमांड (Sort Command) पर क्लिक कर कस्टम सॉर्ट डायलॉग बॉक्स (Custom Sort dialog box) खोले । यहाँ से . आप एक या एक से अधिक (One or More) आइटम को सॉर्ट । (Sort) कर सकते हैं । 
> कॉलम सॉर्ट बाइ फील्ड (Column Sort by field) में ड्रॉप - डाउन तीर (Drop Down Arrow) पर क्लिक करें , फिर विकल्पों में चुने उदाहरण के लिए , केटेगरी (Category) का चयन करें ।
> किस तरह सॉर्ट ( Sort ) करना है , चुनें । उदाहरण के लिए , हम डिफ़ॉल्ट मान ( Default Values ) के रूप में छोड़ देते हैं ।
> परिणाम ( Result ) किस क्रम ( Order ) में हो , चुनें । यह वर्णानुक्रम में आयोजित किया जाता है अगर आपने एटू जेड (A to Z) चुना हैं ।
> सॉर्ट बाई ( Sort by ) में एक और आइटम ( Item ) जोड़ने के लिए ऐड लेवल ( Add Level ) पर क्लिक करें । कॉलम ( Column ) में उपलब्ध देन बाय फील्ड ( Then by field ) को चुने । उदाहरण के लिए , हम यूनिट कॉस्ट ( Unit Cost ) को चुनते हैं ।
> चुनें कि ( Choose ) , किस पर ( How ) सॉर्ट ( Sort ) करना है . उदाहरण के लिए , हम डिफ़ॉल्ट मान ( Values ) के रूप में छोड़ देते हैं ।
> चुनें कि , किस तरह ( How ) परिणामों ( Results ) को जमाना ( Arrange ) है । इसे छोटी से सबसे बड़ा ( Smallest to largest ) करने के रूप में छोड़ दें । 
> ओके ( OK ) पर क्लिक करें ।
12.4.2 फ़िल्टरिंग (Filtering)
इसी तरह फिल्टर ( Filter ) की सुविधा ( Facility ) को परिणाम ( Result ) के सटीक ( Narrow Down ) और आवश्यकता अनुसार ( As per Requirement ) ही सीमित डेटा ( Limited Data ) प्रदर्शित ( Display ) करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है । उदाहरण के लिए अगर आप केवल उन पक्तिया (Rows) को जिसमे छात्र एक विषय में 70 से अधिक अंक हासिल (Obtained Marks) किया है , के डेटा प्रदर्शित / शामिल (Display) करना चाहते हैं तो डेटा के निशान स्तंभ (Marks Column) का उपयोग कर फ़िल्टर (Filter) किया जा सकता है ।

12.5 बुनियादी फॉर्मुलास (Basic Formulas and Functions)
12.5.1 फार्मूला और फंक्शन्स ( Formulas & Functions )
Formulas ( सूत्र ) वो समीकरण ( Equation ) है जो आप की वर्कशीट में वैल्यूज ( Values ) पर गणना ( Calculations ) का प्रदर्शन करते हैं । माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ( MS Excel ) में निम्नबुनियादी फार्मूले हैं :
जोड़ना (Addition) (+)
घटाना (Subtraction) (-)
> गुना करना (Multiplication) (*)
> विभाजन (Division)
एक साधारण गणना (Simple Calculation) करने के लिए , आपको एक सूत्र (Formula) के आगे बराबर (Equalto) (=) प्रतीक (Symbol) के बाद गणना (Calculations) लिखनी होगी । उदाहरण के लिए . (= 5 + 79) सेल में परिणाम 84 दे देंगे । कई आपरेशनों (Operations) को भी इसी तरह एक सूत्र (Formula) में किया जासकता है (= 5 + 89056 / 8)
फॉर्मला (Formula) में वास्तविक (Actual) मूल्य (Value) या संख्या (Number) के स्थान पर सेल संदर्भ (cell reference) का भी उपयोग किया जा सकता है । सेल संदर्भ (cell reference) के साथ फार्मूला लागू (Apply) करने के लिए बराबर (Equalto) (=) प्रतीक (Symbol) के बाद सेल को आर्डिनेट (co - ordinates) और संबद्ध (Associated) आपरेशन (Operation) लिख सकते हैं , जैसा की चित्र में दिखाया गया है :एक सूत्र संपादित ( Formula Edit ) करने के लिए एक सेल ( Cell ) पर क्लिक करें , सबंधित सूत्र (Associated Formula) , सूत्र बॉक्स (Formula Box) में प्रदर्शित (Display) होगा सूत्र ( Formula ) बदलें और एंटर प्रेस ( Enter Key Press ) करें । एक्सेल में कुछ पूर्व निर्धारित (Pre - defined) फार्मूले (Formulas) होते है जिसे फान (Function) कहते है । फंक्शन का लाभ यह है कि इसमे आपको सूत्र (Formula) नहीं लिखना पडेगा जिससे समय की बहुत बचत (Saving) होगी । = SUM ( B1 , B2 , B3 ) 
यह सेल में B1 , B2 और B3 में उपलब्ध मूल्यों ( Values ) का जोड़ देंगा । SUM को फेक्शन ( Function ) कहते है और कोष्ठक ( Brackets ) के भीतर सामग्री को आर्गुमेंट ( Argument ) कहा जाता है । इसी प्रकार कई फंक्शन ( Function ) को एक्सेल शीट ( Excel Sheet ) में गणना ( Calculations ) करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है । आप फार्मूला टैब ( Formula Tab ) में फंक्शन लाइब्रेरी (Function Library) में उपलब्ध फंक्शन (Function) का पता लग सकते है
 फंक्शन   परिणाम  
SUM (sum) के द्वारा हम आर्गुमेंट (Argument ) में उपस्तित सभी सेल के मूल्यों को जोड़ सकते है  
AVERAGEAverage के द्वारा हम आर्गुमेंट (Argument ) में उपस्तित सभी सेल के मूल्यों का औसत देता है
COUNTसेल रेंज (Cell Rang) में आइटम की संख्या गिनता है
COUNTIF एक क्राइटेरिया (Criteria) के मिलने पे मैच (Match) करते हुए आइटम की गणना (Count) करता है
MAXआर्गुमेंट (Argument ) में उपस्थित सभी सेल के मूल्यों में से अधिकतम मान (Maximum Value) को देता है
MIN आर्गुमेंट (Argument ) में उपस्थित सभी सेल के मूल्यों में से न्यूनयम मान (Minimum Value) को देता है 
CONCATENATE दो या दो  अधिक टेक्स्ट (Text) को स्ट्रिंग्स को जोड़ता है
LEFTएक स्ट्रिंग (String) के बायीं और (Left side) से शुरू करते हुए कितने अक्षर (character)  सख्या (Number) बताता है
RIGHTएक स्ट्रिंग (String) के दायी (Right side) और से शुरू करते हुए कितने अक्षर (character) सख्या (Number) बताता है
LEN टेक्स्ट स्ट्रिंग (Text String) की लम्बाई (length) को देता है 
TRIMएक टेक्स्ट (Text) शुरुआत  में उपस्थित रिक्त स्थान (Space) को निकलता है 
LOWERकिसी टेक्स्ट स्ट्रिंग (Text String) के सभी करैक्टर (character) को लोअर-केस (Lowercase) में बदलता है 
UPPERकिसी टेक्स्ट स्ट्रिंग (Text String) के सभी करैक्टर (character) को अपर-केस में बदलता है 
VLOOKUP तालिका (Table) के पहले कॉलम (Column) के मूल्य (Value) दिखाता है और दूसरी कॉलम में इसी के मान (Value) को देता है (विभिन्न वर्कशीट/वर्कबुक में भी हो सकता है)
ROUNDदी गई सख्या तक एक नम्बर को पूर्णाक (Round) बनाता है 
ROUND DOWN दी गई तक शून्य की और नम्बर को पूर्णाक (Round) बनाता है 
ROUND UP दी गई तक शून्य से दो नंबर को पूर्णाक (Round) बनाता है 
12.6  चार्ट (Charts)
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ( MS Excel ) में चार्ट ( Chart ) द्वारा डाटा का चित्रमय प्रदर्शन ( Pictorial Presentation ) किया जाता हैं । चार्ट ( Chart ) की सहायता से आपके श्रोता ( Audience ) आपकी प्रेजेंटेशन ( Presentation ) में संख्याओं ( Numbers ) के पीछे छिपे अर्थ ( Meaning ) को आसानी से समझ सकते है जिसका अर्थ है तुलना ( Comparison ) और रुझान ( Trend ) को दिखाना बहुत आसान हो जाता है ।
एक चार्ट ( Chart ) कई तत्वों ( Elements ) , जिसमें से कुछ डिफ़ॉल्ट रूप ( By Default ) से प्रदर्शित ( Display ) होते हैं , जबकि दूसरों को आवश्यकता ( Requirement ) के अनुसार जोड़ा ( Add ) जा सकता है । आप भी प्रदर्शन ( Display ) बदलने के लिए विभिन्न चार्ट तत्वों ( Chart Elements ) को हटा ( Remove ) या जोड़ ( Add ) सकते हैं ।
12.6.1 (चार्ट  मुख्य घटक (Elements if chart)
 टर्म (Term)अर्थ (Meaning) 
चार्ट टाइटल (Chart Title)टाइटल चार्ट के बारे  विवरण प्रदर्शित करता  है  
डाटा पोइट्स (Data points)हॉरिजॉन्टल बार लाइंस कॉलम और अन्य डाटा मार्कर 
डाटा सीरीज (Data series)एक वर्क शीट में कुछ रो या कॉलम से सम्बधित डाटा पॉइंट को एक साथ डाटा सीरीज में ग्रुप किया जाता है 
लीजेंड (Legend)चार्ट पर प्रत्येक डाटा सीरीज किस कलर में प्रदशित होगी यह लीजेंड द्वारा लिया जाता है जटिल चार्ट्स के लिए  एक महत्पूर्ण घटक तत्व है 
वैल्यू एक्सिस (Vertical axis or value axis)वैल्यू एक्सिस सख्यात्मक पैमाना है जो डाटा पॉइंट वेल्यू को दिखाता है  बार चार्ट में हॉरिजॉन्टल एक्सिस ही वैल्यू एक्सिस होती है 
 केटेगिरी एक्सिस (Horizontal axis or category axis)यह वह लाइंस है जहा बहुत सी डाटा सीरीज व्यवस्थित की जाती है यह चार्ट हॉरिजॉन्टल भाग है बार चार्ट में वर्टिकल एक्सिस ही केटेगरी एक्सिस कहलाती है 
डाटा लेबल्स (Data Labels)डाटा पॉइंट की वास्तविक वेल्यू डाटा लेबल्स कहलाती है 
ग्रिडलाइन्स (Gridlines)प्लाट एरिया में दिखाई देने वाली हॉरिजॉन्टल लाइन ग्रिडलाइन्स कहलाती है

12.6.2 चाटिंग वर्कशीट डेटा (Charting Worksheet Data)
विभिन्न उद्देश्यों ( Purpoose ) और विभिन्न परिदृश्यों ( Scenario ) के लिए एक्सेल ( Excel ) में विभिन्न प्रकार के चार्ट ( Chart Types ) उपलब्ध ( Available ) है । जब कभी हम डाटा का विजुअल ( Visually ) प्रदर्शन ( Display ) करते हैं तो सबसे महत्वपूर्ण कार्य है एक सही चार्ट के प्रकार ( Chart Type ) का चयन ( Select ) करना । सभी चार्ट्स डाटा का विजुअल प्रदर्शन ( Visual Display ) करने में सक्षम ( Capable ) होते है परन्तु अलग - अलग चार्ट ( Chart ) . अलग - अलग तरीके से डाटा को दिखाते हैं । उदाहरण के लिये लाइन चार्ट ( Line Chart ) समय के साथ परिवर्तन ( Change ) दिखाने के लिये उपयोगी है जबकि बार चार्ट ( Bar Chart ) भागों ( Parts ) के संबंध ( Relationship ) में दिखाने के लिये उपयोगी ( Useful ) है ।
  1. MS Excel 2010 का नियमित ( frequent ) उपयोग आपको उपलब्ध ( Available ) चार्ट के प्रकारों ( Chart Types ) में से उत्तम प्रकार ( Best ) का चार्ट चुनने में अधिक परिचित ( More Familiar ) और कुशल ( Proficient ) बना देगा । और उन चार्ट टाइप ( Chart Type ) में भी सर्वोत्तम ( Perfect ) रूप को चुनने में भी कुशल ( Proficient ) बना देगा चार्ट के प्रकार ( Chart Type ) वरूप ( Format ) का उत्तम चयन का उपयोग आपको विजुअल डाटा ( Visual Data ) को सबसे अच्छे सार्थक तरीके ( Meaningful Way ) से प्रदर्शित ( Display ) करने में सहायक होग
सैंपल

चार्ट का प्रकार 

विवरण 


कॉलम (Column)एक कालम चार्ट (Column Chart) में श्रेणियों (Categories) क्षैतिज लाईनों (Horizontal Lines) में दिखाई देती है और उनका मूल्य (Value) खडी लाईनों (Vertical Lines) में दिखाई देते है । लेकिन एक बार चार्ट में श्रेणियां (Category) खडी लाईनों (Vertical ) में दिखाई देती है । कॉलम चार्ट (Column Chart) में श्रेणियां क्षैतिज लाईनों (Vertical Lines) में दिखाई देती हैं और मूल्य (Values) खड़ी (Vertically) है लेकिन एक बार चार्ट श्रेणी (Category) में खडी (Vertically) दिखाई देते हैं ।


बार (Bar)बार चार्ट (Bar Charts) , स्तंभ चार्ट (Column Chart) के समान हैं सिवाय (Except ) इसके कि बार (Bar) को खड़ी (Vertically) के बजाय क्षैतिज (Horizontal) के प्रकार से रिप्रेजेंट (Represented) किया जाता है । एक बार चार्ट (Bar Chart) समय की एक निश्चित (Fixed) अवधि में आइटम (आइटम) के बीच Comparison पर प्रकाश (Emphasizes) डालता है ।

पाई (Pie)पाई चार्ट (Pie Chart) मुख्य रूप से योग (Total) करने के लिए प्रत्येक मान (Value) के योगदान (Contribution) को दिखाने के लिए उपयोग में लिया जाता है । पाई चार्ट (Pie Chart) शेयरों (Shares) की तुलना (Comparison) को आसान बनाते हैं । प्रत्येक मूल्य (Each Value) पाई (Pie) के एक टुकड़े (Piece) के रूप में दिखाया गया है । इस कारण यह देखना आसान है की कौनसी वैल्यू कितना परसेंट (Percent) कॉन्ट्रिब्यूशन (Contribution) दे रही है पाई चार्ट (Pie Chart) में सिर्फ एक चार्ट डेटा श्रृंखला (Chart Data Series) होते हैं । इस प्रकार के चार्ट के लिए सभी Value पॉजिटिव (Positive) होनी चाहिए


लाइन (Line)


एरिया (Area)एरिया चार्ट (Area Chart) समय के साथ परिवर्तन (Changes) एवं इन परिवर्तनों (Change) के योग (Summation) दोनों को बताता है । वे चार्ट रेखा (Line) के समान (Similar) हैं सिवाय (Except) इसके की लाइनों के नीचे के क्षेत्र (Areas under Below) भरे होते हैं । एरिया चार्ट (Area Chart) समय के साथ वैल्यूज (Values) के सापेक्ष महत्व (Relative Importance) को दर्शाता है 




XY स्कैटर (XY Scatter)XY चार्ट या बिखराव चार्ट (Scatter Chart) डेटा पॉइंट (Data Point) या वेरिएबल (Variable) | के दो सेट (Set) के बीच संबंध (Relation) का विश्लेषण (Analyze) करने के लिए इस्तेमाल किये जाते हैं और वे वैल्यूज (Values) की जोड़ी की तुलना (Compair) करते हैं । एक लाइन चार्ट (Line Chart) के विपरीत डेटा (Data) को नियमित (Regular) स्पेस के रूप में होने आवश्यक नहीं है यह क्षैतिज अक्ष (Horizontal Axis) के साथ श्रेणियों (Categories) ऊर्ध्वाधर अक्ष (Vertical Axis) के साथ वैल्यूज (Values) के स्थान पर दोनों अक्षों (Axes) साथ संख्यात्मक मान (Numerical Values) का उपयोग करता है । लाइन्स (Lines) क्या व्यक्त करती है इसे दिखाने के लिये लीजेंड (Legend) का उपयोग किया जाता है ।




स्टॉक  (Stock)यह चार्ट अक्सर शेयर कीमतों ( Share Prices ) का वर्णन ( Illustrate ) करने के लिए प्रयोग किया जाता है । यह चार्ट वैज्ञानिक डेटा ( Scrientific data ) जैसे तापमान ( Temperature ) में परिवर्तन ( Change ) को दर्शाने ( Indicate ) के लिये भी उपयोग में लिये जाते हैं ।

सरफेस (Surface)यह दो बदलते वेरिएबल ( Variable ) से उत्पन्न उच्च और निम्न बिंदुओं ( High and Low Points ) को इंगित ( Indicate ) करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है । सरफेस चार्ट ( Surface Chart ) आप एक डी परिदृश्य ( 3D Landscape ) में डेटा प्रदर्शित ( Data Display ) करने के लिए अनुमति ( Permission ) देते हैं । वे बड़े डेटा सेट ( Large Data Set ) के साथ सबसे अच्छा काम करते हैं । इसके साथ आपको एक ही समय में अलग अलग किस्म ( Variety ) की जानकारी देखने के लिए अनुमति प्रदान करते है सरफेस चार्ट ( Surface Chart ) एक सतत वक्र ( Continuous Curve ) में दो आयामों ( 2 Diemnsion ) में वैल्यूज ( Values ) में रुझान ( Trends ) को प्लाट ( Plot ) करता है एक सरफेस चार्ट के रुझान दो वेरिएबल ( Variable ) का संयुक्त प्रभाव तीसरे वेरिएबल पर दिखाने हेतु प्रयोग होते है । एक सरफेस चार्ट ( Surface Chart ) का उपयोग करने के लिए आपको कम से कम दो डाटासीरीज ( Data Series ) की आवश्यकता होती है जो दोनों के एक XY चार्ट ( XY Chart ) के समान ही संख्यात्मक ( Numeric ) होना आवश्यक है
बबल  (Bubble)|एक बबल चार्ट ( Bubble Chart ) स्कैटर चार्ट ( Scatter Chart ) का ही एक प्रकार ( Type ) है । Bubble के आकार Third Variable के Value इंगित ( Indicate ) करता है । अपने डेटा को व्यवस्थित ( Arrange ) करने के लिये X - Values को एक Row या column में रखे ओर उसके Correspoinding Y - Values को एवं Bubble Size को Adjacent ( सटे हुए ) Rows या Column में 

डफ-नेट (Dough Nut)

डोनट चार्ट ( Doughnet Chart ) पाई चार्ट ( Pie Chart ) का ही वेरिएशन ( Variation ) है । पाई चार्ट ( Pie Chart ) केवल एक ही डेटाश्रृंखला ( Data Series ) के लिए प्रतिबंधित ( Restricted ) है लेकिन डोनट चार्ट ( Doughnet Chart ) में ऐसे कोई भी प्रतिबंध ( Restrictions ) नहीं है ।

राडार  (Radar)एक रडार चार्ट ( Radar Chart ) व्यक्तिगत ( Individual ) और समूह ( Group ) के परिणामों ( Results ) के बीच के रिश्ते ( Relation ) को दिखाने के लिए प्रयोग किया जाता है । इसका एक विशेष ( Special ) उपयोग है । एकरडारचार्ट ( Radar Chart ) में प्रत्येक श्रेणी ( Category ) अपनी ही धुरी ( Axis ) के केंद्र बिंदु ( Centre Point ) से Radiating होती है । डेटा पॉइंट ( Data Point ) Spoke के बगल में प्लॉट ( Plot ) किए जाते हैं और समान श्रृंखला ( Series ) के डेटा बिंदु ( Data Points ) लाइनों ( Lines ) के द्वारा जुड़े होते हैं । ।
 

कॉम्बिनेशन  (Combination)एक कॉम्बिनेशन चार्ट ( Combination Chart ) एक प्रकार के चार्ट को दूसरे प्रकार के चार्ट के साथ रखते है । यह विभिन्न श्रृंखला ( Different Series ) के बीच संबंधों ( Relation ) को दिखाने के लिए बहुत उपयोगी है ।
 

(Cone, cylinder and pyramid)शंकु ( Cone ) , सिलेंडर ( Cylinder ) और पिरामिड ( Pyramid ) डेटा मार्कर ( Data Marker ) बहुत ही आश्चर्यजनक प्रभाव ( Dramatic Effect ) 3 डी स्तंभ ( 3D Column ) और पट्टी चाटे ( Bar Chart ) को देसकते है । 
 

3D charts (3D चार्ट्स )बुनियाद चार्ट प्रकार (Basic chart types ) के 3 डी संस्करण (3D version )
12.6.3 
एकनया चार्ट बनाना ( Creating a New Chart )
  1. कॉलम ( Colurmn ) और रो हैडिंग ( Row Heading ) को शामिल करते हुए जिस डाटा के लिये चार्ट ( Chart ) बनाना है उस डेटा ( Data ) की सेल के रेंज ( Cell Range ) को सेलेक्ट ( Select ) करें | ये सेल , चार्ट के लिये डाटा स्रोत ( Data Source ) की तरह कार्य । करेंगी ।
  2. रिबन ( Ribbon ) पर इन्सर्ट टैब ( Insert Tab ) पर क्लिक करें और चार्ट ग्रुप ( Chart Group ) में इच्छित ( Desired ) चार्ट श्रेणियों ( Chart Category ) का चयन करें :
  3. ड्राप डाउन गैलरी ( Drop Down Gallery ) से इच्छित चाटं टाइप ( Desired Chart Type ) की थंबनेल ( Thumbnail ) को चयनित ( Select ) करे जैसा की चित्र में दिखाया गया है :

  4. दिखाई गए चित्र  अनुसार वर्कशीट में चार्ट प्रदर्शित (Display) होगा:
12..6.4 चार्ट में संशोधन ( Modifying a Chart )
एक बार जब आप एक चार्ट ( Chart ) को इन्सर्ट ( Insert ) करते हैं तो रिबन ( Ribbon ) पर तीन टैब ( 3 Tabs ) के द्वारा चार्ट टूल्स ( Chart Tools ) का एक सेट दिखाई देगा । ये तभी दिखाई देते हैं जब चार्ट को सेलेक्ट ( Select ) किया जाता है । आप अपने चार्ट को संशोधित ( Modify ) करने के लिए इन तीन टेब । ( 3 Tabs ) का उपयोग कर सकते हैं । डिज़ाइन टैब ( Design Tab ) :
डिज़ाइन टैब की कमांड समूहों ( Command Group ) के तहत प्रदर्शित ( Displayed ) विभिन्न कमांड बटन ( Command Button ) तथा उनके फक्शन ( Function ) को नीचे कीतालिका ( Table ) में देख सकते हैं ।

कमांड ग्रुपकमांड बटनफ़ंक्शन
Typeचेंज चार्ट टाइप (Change chart Type)चार्ट टाइप/प्रकार (Type) को किसी अन्य प्रकार में परिवर्तन हेतु
 सेव  एज टेमपलेट (Save As Template)एक चार्ट की फोर्मटिंग (Formatting) तथा लेआउट (Layout) को टेमपलेट (Template) की तरह सेव (Save) करना है जिससे इसे भविष्य  चार्ट पर अप्लाई (Apply) किया जा  सकता है 
Dataसेव एज टेम्पलेट (Switch Row/Column)वर्कशीट (Workbook Data) डाटा जिनकी चार्ट के एक्सिस लेवल्स (Axis labels) के साथ लीजेंड एंट्रीज (Legend Entries) में किया  उनको तत्काल प्रभाव (Immediately effect) से स्वैप/इंटरचेंज (Swap/Interchange) कर देते है

सलेक्ट डाटा (Select data)डेटा चार्ट (Data chart) में शामिल सेल रेंज (cell range) को बदलना
Chart Layoutsक्विक लेआउट (Quick Layout)चार्ट के सम्पूर्ण (Overall) लेआउट (Layout) बदले
Chart stylesक्विक स्टाइल्स (Quick Styles)चार्ट के सम्पूर्ण (Overall) दॄश्य शैली (Visual style) बदले
Locationमूव चार्ट (Move chart)वर्क बुक (Workbook) में चार्ट को एक अन्य टैब/वर्कशीट (Tab/Worksheet) में जाने हेतु
चार्ट टाइप में बदलाव करना (change chart type): 
एक चार्ट चार्ट टाइप (Chart Type) बदलाव की प्रक्रिया (Process) को चित्र (Diagram) में पर्दर्शित (Display) किया गया है
चार्ट तत्व को चाहे अनुसार लेआउट टैब  माध्यम से बदलना: प्रदर्शित की गई तालिका में लेआउट टैब के अंतर्गत प्रदर्शित कमांड ग्रुप विभिन्न कमांड बटनों  बारे में बताया  गया है
 कमांड ग्रुप कमांड बटनफंक्शन 
Current Selectionचार्ट एलिमेंट (chart Element)यह कॉम्बो बॉक्स (Combo Box) वर्तमन  में चयनित (Select) चार्ट एलिमेंट (Chart Element)  सूचि प्रदर्शित (List Display) करता है तथा सीधे ही नए एलिमेंट (Element) का चयन करने में मदद है
 फॉर्मेट सिलेक्शन (Format Selection)फॉर्मेटिंग (Formatting) के लिए चयनित (Select) चार्ट एलिमेंट (Chart Element) के लिए फॉर्मट डायलॉग बॉक्स (Format Dialogue Box) खोलता है
 रिसेट टू मैच स्टाइल (Reset to match style) चयनित चार्ट एलिमेंट (Chart Element) में किए गए फॉर्मेट (Formatting Changes) परिवर्तनों को रिसेट (Reset) करता है
Insertपिक्चर (Picture)एक फाइल (File) से एक चित्र इन्सर्ट (Insert) करता है 
 शेप (Shape)पूर्व में बनी हुई आकृति (Ready made shapes) को इन्सर्ट (Insert) करता है जैसे आयतों (Rectangle), तीर (Arrow), लाइनों (Lines), फ्लोचार्ट (Flowchart), प्रतीक कॉलआउट (Callouts) आदि 
 टक्सेट बॉक्स (Text Box)एक टेक्स्ट बॉक्स (Text Box) इन्सर्ट (Insert) करता है
Labelsचार्ट टाइटल (Chart Title)चार्ट शीर्षक (Chart Title) को जोड़ता है हटाता है या जगह परिवर्तन (Re-Position) करता है 
 एक्सिस स्टाइल (Axis Title)लेबल अक्ष (Label Axis) को जोड़ता है हटाता है या जगह परिवर्तन (Re-Position) करता है
 लीजेंड (Legend)चार्ट लीजेंड (Chart Legends) को जोड़ता है हटाता है या जगह परिवर्तन (Re-Position)  करता है 
 डाटा लेबल (Data Table)डाटा लेबल (Data Table) को जोड़ता है हटाता है या जगह परिवर्तन (Re-Position)  करता है 
 डाटा टेबलचार्ट में एक डेटा तालिका (Data Table) जोड़ता है
Axesअक्सेस (Axes)प्रत्येक अक्सिस (Axis) के लेआउट (Layout)  परिवर्तन एवं फोर्मेटिन (Formatting) बदलाव (Changes) करता है

ग्रिड लाइन्स (Gridlines)ग्रिडलाइन्स (Gridlines) को दिखाना  दिखाना (Show) यह निश्चित (Determine) करता है 
Backgroundप्लाट एरिया           (Plot Area)प्लॉंट क्षेत्र (Plot Area) दिखाना है या नहीं दिखाना यह निश्चित (Determine) करता है 
 चार्ट वाल (Chart Wall)चार्ट की वाल(Wall) के प्रारूप (Format) तैयार करता है
 चार्ट फ्लोर (Chart Floor)3-डी फॉर्मेटिंग (3-D Formatting) परिवर्तन करता है 
 3-D रोटेशन (3-D Rotation) ड्राप डाउन मेनू (Drop Down Menu) आपको चार्ट के 3-डी व्यूपॉइंट (3-D Viewpoint) को 3 डी शैडो (3-D Shadow) और रोटेशन (Rotation) के प्रकार से बदलने के लिए सक्षम (Enable) बनाता है
Analysisट्रेंडलाइन (Trendline) चार्ट में ट्रेड लाइन (Trendline) को जोड़ता है

लाइन्स (Lines)ड्राप लाइनों हाई-लो लाइनों को दिखाता है छुपाता है 
 अप-डाउन बार (up/Down Bar) एक  ऊंच और निम्न बार (High/Low bars) को जोड़ कर उच्च निम्न वैल्यू (High/  Low values) को अफसाइज (Emphasize करता है 
 एरर बार (Error Bar)चार्ट में एरर बार (Chart Error) को जोड़ता है 
Propertiesचार्ट प्रॉपटी (Chart Properties)चयनित चार्ट का जेनेरिक नाम प्रदर्शित  करता जिसको और अधिक वर्णनात्मक बनाने के लिए संपादित किया  जा सकता है  
फोर्मेट टेब के माध्यम से चार्ट तत्वो को चाहे अनुसार प्रदर्शित करना ( Formatting Chart Ele
ments using the Format tab ) : प्रदर्शित की गई तालिका में फॉर्मेट टैब ( Format Tab ) के अंतर्गत प्रदर्शित ( Displayed ) कमांड ग्रूप ( Command Group ) के विभिन्न कमांड बटनों ( Command Buttons ) के बारे में बताया गया है |


कमांड ग्रुप कमांड बटनफंक्शन
Shape Style शेप स्टाइल (Shape style)चार्ट एलिमेंट (Chart element) के पूर्वावलोकन (Preview) तथा विजुअल स्टाइल (Visual Style) के चयन करने में ड्रापडाउन (Drop down) गैलरी मदद करती है  
 शेप फिल (Shape fill)चार्ट एलिमेंट (Chart element) भरे जाने वाले के कलर (Fill Color) चयन के लिए ड्रापडाउन रंग पट्टिका (Drop down Color Palette) उपलब्ध करता है    
  शेप आउटलाइन (Shape Outline)चार्ट एलिमेंट (Chart element) की रुपरेखा (Outlining) के लिए रंग (Color) चौड़ाई (Width) और रेखा शैली (Line Style) निद्रिष्टि (Specify) करने  के लिए विक्लप Option) प्रदान करता है 
 शेप इफेक्ट्स (Shape effects)चयनित चार्ट एलिमेंट (Chart element) पर चाहे अनुसार (Desired) शैडो (Shadow), ग्लो रिफ्लेशन (Glow Reflection), और 3-डी रोटेशन (3-D Rotation) के विजुअल इफेक्ट (Visual Effect) लागु (Apply) करता है |
Word art styleवर्ड आर्ट स्टाइल  (Word art style)चयनित टेक्स्ट (Selected Text) की रेखा शैली (Line Style) परिवर्तित (Change) करता है| 
 टेक्स्ट फिल (Text fill)चार्ट के शीर्षक (Title) के चयनित भाग में भरे रंग (Fill Color) को पूर्वावलोकन | (Preview) के तौर पर दिखाता है यदि शीर्षक (Title) को चयनित (Select) नहीं किया है तो चार्ट के सभी शीर्षक (Title) को उस कलर Color) में दिखाता है
 टेक्स्ट आउटलाइन (Text Outline)चार्ट के शीर्षक (Title) के चयनित भाग ( Selected Area) की टेक्स्ट आउटलाइन (Text Outline) को सेलेक्ट (Select) करता है यदि किसी का चयन नहीं किया गया है तो सम्पूर्ण शीर्षकों (All Titles) का चयन करता है
 टेक्स्ट इफेक्ट्स (Text Effects)चयनित चार्ट एलिमेंट (Chart Elements) पर विजुअल इफ़ेक्ट (Visual Effect) जैसे शैडो (Shadow) , गलो रिफ्लेक्शन (Glow Reflection) और 3 - डी रोटेशन (3-D Rotation) को लागू करता है
Arrange ब्रिग फॉरवर्ड (Bring Forward)चयनित वस्तु (Selected Objects) को एक स्तर (Level) आगे लाना या सभी वस्तुओं के सामने (Front) लाने के लिए ।
 सेंड बैकवर्ड (Send Backward)चयनित वस्तु को एकस्तर (Level) पीछे या सभी वस्तुओं के पीछे (Back) भेजता है ।
 सिलेक्शन पैन (Selection Pane) सिलेक्शन पैन (Selection Pane) को दर्शाता (Display) है जिससे की इंडिविजुअल ऑब्जेक्ट्स (Individual Objects) का चयन कर उनका क्रम (Order) या विजिबिलिटी (Visibility) में बदलाव किया जा सकें ।
 अलाइन (Online)कई चयनित वस्तुओं के किनारों (Edges ) को सरेखित (Aligns) करता है जिनको एक पेज (Page) में समान रूप से केंद्रित (Centered) किया जा सके ।
 ग्रुप (Group)एक समूहों (Groups) की वस्तुओं को एक साथ (Together) किया जाता है जिस से जरुरत होने पर सभी को एक साथ परिवर्तित कर सके .
 रोटेट (Rotate)चयनित वस्तुको रोटेट (Rotate) या फ्लिप (Flip) किया जा सकता है| 
Sizeशेप हाइट/शेप विड्थ (Shape/Height/width)शेप/तस्वीर (Shape/Picture) की ऊंचाई/चौड़ाई (Height/Width) को रूपांतरित | (Modify) किया जा सकता है ।



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